Αλλά είναι αναπόφευκτο να σας συντρίψει το βάρος του έργου;
Όχι αν χρησιμοποιείτε τα καλύτερα κόλπα και εκτελείτε τη σωστή στρατηγική προσαρμοσμένη στις συγκεκριμένες και μοναδικές ανάγκες της επιχείρησης.
Εδώ είναι 10 συμβουλές διαχείρισης έργων που κάθε νέος (και έμπειρος) διαχειριστής πρέπει να γνωρίζει.
1. Καθιέρωση των προσδοκιών του Οργανισμού
Πριν από την έναρξη ενός μεγάλου έργου, μπορείτε να βοηθήσετε την εταιρεία να θέσει ρεαλιστικές προσδοκίες, μια σειρά από βήματα για να εξασφαλιστεί ότι η ομάδα ολοκληρώνει το έργο εγκαίρως και με προϋπολογισμό. Με τον τρόπο αυτό, ο οργανισμός μπορεί να εξασφαλίσει ένα βιώσιμο πλεονέκτημα έναντι των ανταγωνιστών του κλάδου και να κατοχυρώσει αυτή τη στρατηγική σε μακροπρόθεσμο προγραμματισμό.
Η βασική ερώτηση είναι: πώς μπορείτε να μάθετε τι είναι η προσδοκία που βασίζεται στην πραγματικότητα;
Αυτό είναι όπου οι ικανότητές σας για τη διαχείριση του έργου έρχονται σε εφαρμογή επειδή τώρα μπορείτε να εφαρμόσετε διάφορες μεθόδους:
- να μισθώσετε και να διατηρήσετε το κατάλληλο ταλέντο με τις κατάλληλες δεξιότητες
- να επωφεληθούν από τις τεχνολογικές λύσεις
- πειραματιστείτε με τη διαχείριση των οφελών
- δέχονται ευέλικτες διαδικασίες (βλέπε παρακάτω)
- Συνδέστε την προετοιμασία της στρατηγικής με την εκτέλεση της διαχείρισης.
Ανάλογα με το πού βρίσκεστε στην εταιρεία, θα μπορούσατε επίσης να συστήσετε Enterprise Project Management, ή EPMO. Πρόκειται για ένα κεντρικό επιχειρησιακό εργαλείο που γεφυρώνει το χάσμα μεταξύ στρατηγικής και επιχείρησης, χρησιμοποιώντας μια ποικιλία μηχανισμών υποστήριξης για την εταιρική διακυβέρνηση και τη διαχείριση χαρτοφυλακίου έργων.
2. Ορίστε κρίσιμα ορόσημα
Κάθε έργο ορίζεται από στιγμές, μια σειρά από ευέλικτες πρακτικές που τελικά θα οδηγήσουν σε ένα τελικό προϊόν. Ανεξάρτητα από το είδος της προσπάθειας που εργάζεστε, το όλο θέμα θα είναι ευχάριστα βασίζεται σε δύο πράγματα: τις κύριες φάσεις και τις υπο-φάσεις.
Οι κύριες φάσεις θα είναι η εκκίνηση, ο προγραμματισμός, η εκτέλεση και το κλείσιμο. Οι υπο-φάσεις είναι τα μικρά πράγματα που συντονίζετε με την ομάδα σας για να ολοκληρώσετε, από την κατανόηση των αναγκών των πελατών για την κατάρτιση των δεδομένων στη σύνταξη τεχνικών εγγράφων. Αυτή είναι η προσωποποίηση της επιτυχημένης διαχείρισης του έργου.
Καταγράψτε κάθε σημαντικό ορόσημο, διότι θα αποτελέσει αποτελεσματικό δείκτη αν εσείς και η ομάδα σας επιτυγχάνετε επιτυχία.
3. Μελετήστε τα καλύτερα σημεία των έργων
Ο μόνος τρόπος να κατασκευαστεί ένα σπίτι είναι εάν υπάρχει μια ισχυρή βάση. Το ίδιο ισχύει και για το σχεδιασμό του έργου. χωρίς σχολαστική μελέτη των λεπτότερων σημείων, τότε δεν θα παράγετε ένα στερεό σχέδιο. Όπως ένα σπίτι χωρίς αστρική θεμελίωση, το έργο σας θα ταλαντεύεται, θα βυθίζεται και θα ανακάμπτει αναπόφευκτα.
Έτσι, για να βεβαιωθείτε ότι ο σχεδιασμός είναι αποτελεσματικός, θα πρέπει να ενσωματώσετε αυτά τα κόλπα στη διαχείριση σας:
- καθορίζουν τους στόχους των πελατών
- να περιγράψει τον στόχο της εταιρείας
- να προσδιορίσει τους ενδιαφερόμενους στο έργο
- να κατανοήσουν τα συμφέροντά τους
- γνωρίζουν τις προσδοκίες τους από την αρχή μέχρι το τέλος.
Ένα ακόμη πράγμα: μια σε βάθος στρατηγική έργου θα πρέπει να περιλαμβάνει τους ρόλους και τις ευθύνες του κάθε μέλους της ομάδας. Αυτό μας φέρνει στο επόμενο σημείο.
4. Προσδιορίστε τα πλεονεκτήματα και τις αδυναμίες των μελών της ομάδας
Όπως λέει η παροιμία, είστε η εταιρεία που κρατάτε. Αυτή η παλιά παροιμία ισχύει και για τη διοίκηση!
Οι επιχειρήσεις επιβιώνουν και ευδοκιμούν προβάλλοντας τα δυνατά τους στελέχη και κρύβοντας τις αδυναμίες τους. Πρέπει να υιοθετήσετε την ίδια νοοτροπία όταν αναθέτετε εργασίες, καθήκοντα και ευθύνες.
Σε σχέση με τα αναλυτικά του μπέιζμπολ, οι διαχειριστές, πριν από ένα παιχνίδι, θα καθορίσουν ποιος υπερέχει σε τι και εναντίον του ποιος. Λοιπόν, βάλτε το καπάκι της μπάλας και δείτε πού βρίσκονται οι Sally ο Μηχανικός, ο Johnny the Linguist, ο Billy the Tech Wizard και ο Susie ο Number Cruncher.
Υπαινιγμός: αυτά τα ψευδώνυμα πρέπει να σας πουν όλα όσα πρέπει να γνωρίζετε!
5. Διατηρήστε ευρεία επικοινωνία
Επικοινωνία, επικοινωνία, επικοινωνία. Πρόκειται για μια επαγγελματική δεξιότητα που λείπουν από τη σημερινή εξαιρετικά ανταγωνιστική και άγρια αγορά εργασίας.
Για να διαχειριστείτε ένα έργο χωρίς κανένα λόξιμο, χρειάζεστε αποτελεσματική επικοινωνία μεταξύ όλων των εμπλεκομένων μερών: πελάτες, ενδιαφερόμενα μέρη, μέλη της ομάδας και διευθυντές έργων. Σε περίπτωση που υπάρχει πρόβλημα στην επικοινωνιακή αρένα, τότε θα υπάρξουν τυφλές επιθέσεις, ζητήματα του "Λοιπόν, δεν μου το είπατε!" ή "Ναι, καλά, θα έπρεπε να μου είπες!".
Τελικά, οι γραμμές επικοινωνίας πρέπει πάντα να είναι ανοιχτές, να χρησιμοποιούνται συνεχώς και έτοιμες για χρήση.
Έτσι, πώς εξασφαλίζετε ότι η επικοινωνία λειτουργεί σωστά; Ακολουθούν μερικές συμβουλές:
- γράψτε αναφορές κατάστασης έργου που κρατούν όλοι στην ίδια σελίδα σχετικά με τις νέες εξελίξεις
- πραγματοποιήστε γενικές συναντήσεις επικοινωνίας στην αρχή και στο τέλος κάθε εβδομάδας εργασίας
- να διατηρεί μια πολιτική ανοιχτής πόρτας για να επιτρέπει σε όσους έχουν ερωτήσεις ή ανησυχίες να μιλούν ελεύθερα
- να χαλαρώσετε τη βάση της ανάγκης για γνώση, γιατί πιθανόν να ξεχάσετε τι συνιστά.
Η ανεπαρκής επικοινωνία θα οδηγήσει συχνά σε αποτυχίες έργων, καθυστερημένες υποβολές και ενδεχομένως υπερβάσεις των ορίων του προϋπολογισμού.
Εγγραφείτε
Εγγραφείτε στο ενημερωτικό μας δελτίο για πιο φοβερό περιεχόμενο και κερδίστε 20% OFF το τεστ καριέρας μας!
Εγγραφείτε6. Κίνησε την ομάδα σου
Ένα χαρακτηριστικό της καλής διαχείρισης είναι η ηγεσία.
Τι είναι η καλή ηγεσία; Για μία, η δυνατότητα να παρακινήσετε τους υφισταμένους σας. Αυτό μπορεί να είναι ένα δύσκολο πράγμα που επιτυγχάνεται επειδή δεν είναι όλοι υποκινούμενοι από τα ίδια λόγια, τις φυσικές εκφράσεις, τους εταιρικούς στόχους και τις ιδέες. Ο ρόλος σας είναι να εγκαταλείψετε την προσέγγιση ενός μεγέθους και να προσαρμόσετε το στυλ διαχείρισης σε κάθε άτομο που βρίσκεται στο πλοίο.
Ακολουθούν ορισμένες ιδέες που πρέπει να λάβετε υπόψη:
- δείχνουν εκτίμηση για τους υπαλλήλους σας με συμβαλλόμενα μέρη γραφείου, κάρτες δώρων, διαγωνισμούς και προφορικές επαίνους
- προσφέρουν ευκαιρίες για να αυξήσουν τις δεξιότητές τους και να προχωρήσουν στην εταιρεία
- επικοινωνούν ειλικρινά και τακτικά. οι εργαζόμενοι μισούν να βρίσκονται στο σκοτάδι και να παίζουν το παιχνίδι εικασίας
- να ενθαρρύνουν τις σχέσεις μεταξύ ανώτερων στελεχών και εργαζομένων εισόδου
- να ενθαρρύνει την ανεξαρτησία και να παρέχει στους εργαζομένους τη δυνατότητα αυτοδιαχείρισης.
7. Να απασχολούν δεξιότητες διαχείρισης προϋπολογισμού
Θα προχωρήσει το έργο σας, θα προχωρήσει στο επόμενο στάδιο και θα ολοκληρωθεί; Θέλετε να πείτε «ναι», αλλά αυτό εξαρτάται από τον προϋπολογισμό.
Σίγουρα, μια μεγάλη πολυεθνική εταιρεία θα έχει τεράστιους πόρους για να πάρει ένα έργο μέσω. Ωστόσο, οι περισσότερες εταιρείες - μεγάλες και μικρές - σφίγγουν τις ζώνες τους και λειτουργούν εντός των ορίων ενός πεπερασμένου ποσού δολαρίων [ή εισάγετε νόμισμα επιλογής εδώ]. Αυτό μπορεί να ασκήσει μεγάλη πίεση στον διαχειριστή του έργου και να διεγείρει όλα όσα έχει προγραμματίσει μέχρι σήμερα.
Πρέπει, όμως; Όχι. Εφόσον εφαρμόζετε αυτά τα πέντε εργαλεία, μπορείτε να μείνετε σε έλεγχο:
- πάντα με το κόστος αυθόρμητων επιθέσεων ή εκπλήξεων
- να κατανοήσουν τι ακριβώς χρειάζονται και θέλουν οι ενδιαφερόμενοι
- εξασφαλίστε ότι όλοι είναι υπόλογοι, καθώς και ενημερωμένοι για οποιεσδήποτε αλλαγές
- να αναπτύξουν βασικούς δείκτες επιδόσεων (KPI) που επιδιώκουν να επιτύχουν μακροπρόθεσμους στόχους
- όταν είναι απαραίτητο, να αναθεωρήσει, να επανεξετάσει και να αναθεωρήσει.
Θυμηθείτε: εάν διαχειρίζεστε τις πένες, τα δολάρια θα ακολουθήσουν.
8. Διατηρήστε συναντήσεις οργανωμένες και εστιασμένες
Ένας πολύ αρνητικός Τύπος περιβάλλει τη Συνάντηση. Η συναίνεση είναι φαινομενική ότι η συνάντηση είναι χάσιμο χρόνου και αυτοί που οδηγούν αυτές τις εξουσίες ακριβώς όπως ακούγονται οι ίδιοι να μιλάνε και να φωνάζουν φαντασιώσεις για μια ώρα ή δύο.
Αλλά γιατί να πετάξετε το μωρό με το νερό του μπάνιου; Δεν είναι τόσο πολύ που η συνάντηση είναι κακή για τις επιχειρήσεις. είναι ότι δεν χρησιμοποιείται σωστά.
Ως διευθυντής έργου που είναι πολύ απασχολημένος για να φωνάξει τα κλισέ - δίνοντας το 110%, αλλαγή στυλ και σκέψη έξω από το κουτί - θέλετε οι συναντήσεις σας να είναι σε βάθος αλλά μέχρι στιγμής. Αυτό συνδέει και στο προηγούμενο σημείο σχετικά με την επικοινωνία.
Ο στόχος κάθε συνάντησης είναι να συζητηθούν μερικά θέματα, τα οποία μπορούν να επιτευχθούν με την οργάνωση και την εστίαση. Στο τέλος αυτής της συνάντησης 45 λεπτών, θα πρέπει να τεθεί ένα ερώτημα: γνωρίζει όλοι για ποια ήταν αυτή η συνάντηση;
9. Χρησιμοποιήστε τα Εργαλεία λογισμικού
Το σκυλί δεν είναι πλέον ο καλύτερος φίλος του ανθρώπου. Είναι τεχνολογία.
Ο κόσμος των επιχειρήσεων έχει κάνει μια απίστευτη δουλειά που προσαρμόζεται στις μεταβαλλόμενες συνθήκες, προωθώντας τα ψηφιακά εργαλεία και μεγιστοποιώντας αυτές τις ευκαιρίες για να μεγιστοποιήσετε το κέρδος. Φυσικά, υπάρχουν κάποιες υπερβάσεις, αλλά οι περισσότερες εταιρείες χρησιμοποιούν το πιο πρόσφατο και καλύτερο υλικό και λογισμικό για να κάνουν τη δουλειά.
Εσείς, ως διαχειριστής έργου, μπορείτε να το κάνετε και εσείς.
Υπάρχει πολύ λογισμικό εκεί έξω που μπορεί να συμπληρώσει το στυλ διαχείρισης σας. Το καλύτερο πρόγραμμα είναι κάτι που συνδυάζει τη συνεργασία, τη διαχείριση του χρόνου, την επικοινωνία, τον προγραμματισμό και την κατανομή των εγγράφων σε ένα ενιαίο οικοσύστημα.
Δεν είστε σίγουροι για το τι να χρησιμοποιήσετε; Ακολουθούν μερικές προτάσεις που είναι φιλικές προς τον προϋπολογισμό (δωρεάν με δυνατότητα αναβάθμισης) και έρχονται με ένα ευρύ φάσμα πλεονεκτημάτων λογισμικού:
- Trello
- Χαλαρότητα
- Κατασκήνωση βάσης
- Wrike
- Podio
10. Πραγματοποιήστε μια αναθεώρηση όταν τελειώσετε
Στο τέλος, είναι σημαντικό να εκτελεστεί μια διεξοδική ανασκόπηση του έργου. Δεν μιλάμε μόνο για να διαβάσουμε το τελικό προϊόν και να διασφαλίσουμε ότι ολοκληρώθηκε ο στόχος, η ανάγκη και η εργασία. Αντ 'αυτού, θα πρέπει να εξετάσετε κάθε φάση, να αξιολογήσετε κάθε υποφάση και να εκτελέσετε την ενδοσκόπηση των δεξιοτήτων διαχείρισης του έργου σας (εάν ήταν οι καλύτερες που θα μπορούσαν να είναι ή υπάρχει περιθώριο βελτίωσης;).
Με την εξέταση της έναρξης, του προγραμματισμού, της εκτέλεσης και του κλεισίματος, μπορείτε να βελτιώσετε κάτι, να διατηρήσετε την αποτελεσματικότητά του ή να καθορίσετε την καλύτερη πορεία δράσης.
Και ξέρεις τι? Αυτό είναι το καλύτερο εργαλείο εκμάθησης όλων αυτών.
Οι εμπειρογνώμονες εξομοιώθηκαν με τους διαχειριστές έργων με τους κλασσικούς αγωγούς. Ο σκηνοθέτης ορχήστρας καθοδηγεί κάθε βιολιστή, βιολοντσέλο και τρομπόνι να ακολουθήσει και να εκτελέσει κάθε νότα σε λεπτομερή βαθμολογία. Ο υπεύθυνος του έργου θα έχει το βάρος του κόσμου στους ώμους του, αλλά αυτό το είδος πίεσης είναι αυτό που θα κάνει ή θα σπάσει μια καριέρα.
Θα είσαι σαν τον Ίκαρο και θα ανεβείτε στον ουρανό μόνο για να δείτε τα φτερά σας φλόγα εξαιτίας του ήλιου; Ή μήπως θα μοντελοποιήσετε τον εαυτό σας ως την Nike, την ελληνική θεά, και θα είστε η προσωποποίηση της επιτυχίας;
Τι άλλες συμβουλές διαχείρισης έργων θα θέλατε να μοιραστείτε μαζί μας; Συμμετοχή στη συνομιλία παρακάτω!
