Αλλά σίγουρα δεν υπάρχει βόλτα στο πάρκο.
Αν θέλετε πραγματικά να αφιερώσετε την επαγγελματική σας ζωή σε κάποιον άλλο, θα πρέπει συχνά να είναι διαθέσιμος στην πτώση ενός καπέλου και να έχετε τις δεξιότητες που απαιτούνται για να επιτύχετε έναν τόσο απαιτητικό ρόλο.
Έτσι, αν νομίζετε ότι έχετε ό, τι χρειάζεστε για να εργαστείτε ως PA και να απολαύσετε μια εκπληκτική καριέρα, εδώ είναι όλα όσα πρέπει να ξέρετε για αυτή την ανταμείβοντας σταδιοδρομία.
1. Ερευνήστε το επάγγελμα
Για να εξασφαλίσετε ότι αυτή η καριέρα ανταμοιβής είναι κατάλληλη για εσάς, θα χρειαστείτε μια σαφή κατανόηση για το τι ακριβώς περιλαμβάνει. Ακολουθεί μια επισκόπηση του τι συνεπάγεται η εργασία, ποιες δεξιότητες θα χρειαστείτε και ποιες θα είναι οι συνθήκες εργασίας σας - συμπεριλαμβανομένων των προσδοκιών αποδοχών.
Περιγραφή εργασίας
Ως προσωπικός βοηθός, θα συνεργαστείτε στενά με ανώτερα στελέχη του προσωπικού, ολοκληρώνοντας οποιαδήποτε διοικητικά καθήκοντα απαιτούν. Αλλά ο ρόλος συχνά πηγαίνει πολύ πέρα από αυτό. καθώς αποκτάτε εμπειρία, θα σας ανατεθούν περισσότερα καθήκοντα που εμπίπτουν στον προγραμματισμό εκδηλώσεων.
Παρόλο που τα καθήκοντα ενδέχεται να διαφέρουν ανάλογα με την βιομηχανία και τον οργανισμό που επιλέξατε, ακολουθεί ένας κατάλογος κοινών ευθυνών που θα χρειαστεί να ολοκληρώσει μια PA:
- προβολή τηλεφωνικών κλήσεων, απάντηση σε μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου και απαντήσεις σε ερωτήματα
- τη διαχείριση και την οργάνωση του ημερολογίου του εργοδότη και τη διοργάνωση συνεδριάσεων
- οργάνωση και συντήρηση συστημάτων γραφείου
- λαμβάνοντας πρακτικά σε συναντήσεις
- κάνοντας ταξίδια
- να είναι φιλόξενοι για τους επισκέπτες
- αντιμετώπιση λογαριασμών
- παρακολούθηση εκδηλώσεων της βιομηχανίας
- την κατάθεση και την εκτέλεση άλλων καθηκόντων γραφείου
- παρουσιάζοντας παρουσιάσεις και εκθέσεις
- τρέχοντας γενικές ερωτήσεις.
Βασικές δεξιότητες και ιδιότητες
Το να είσαι προσωπικός βοηθός παίρνει πολλή αντοχή και μια ισχυρή προσωπικότητα, όπως θα πρέπει να εργάζεστε υπό πίεση και σε αυστηρές προθεσμίες, ενώ παράλληλα διαχειρίζεστε άλλα καθήκοντα.
Οι κύριες δεξιότητες και ιδιότητες που θα πρέπει να κατέχετε περιγράφονται παρακάτω.
- Οργανωτικές δεξιότητες: Η οργάνωση είναι από μόνη της η πιο σημαντική δεξιότητα που θα χρειαστείτε ως εκτελεστικό γραμματέα ή προσωπικός βοηθός. όχι μόνο θα πρέπει να ολοκληρώσετε τις δικές σας εργασίες, αλλά θα πρέπει επίσης να κανονίσετε αυτές του διευθυντή σας.
- Διαπροσωπικές και επικοινωνιακές δεξιότητες: Ως προσωπικός βοηθός, θα έχετε να αντιμετωπίζετε διάφορους ανθρώπους και προσωπικότητες, πράγμα που σημαίνει ότι θα πρέπει να είστε σε θέση να τους χειριστείτε με επαγγελματικό τρόπο. Τόσο οι γραπτές όσο και οι προφορικές επικοινωνιακές δεξιότητες είναι βασικές για να μπορέσουμε να διατυπώσουμε τις σωστές λέξεις και τρόπους.
- Διαχείριση χρόνου: Ως εκτελεστικός γραμματέας, όχι μόνο θα διαχειρίζεστε το δικό σας πρόγραμμα, αλλά και τον εργοδότη σας. Και θα πρέπει να αναβαθμίσετε από το ένα έργο στο άλλο, ζορίζοντας ένα μεγάλο φόρτο εργασίας που, με τη σειρά του, θα απαιτήσει εξαιρετικές δεξιότητες διαχείρισης του χρόνου.
- Αξιοπιστία: Ως προσωπικός βοηθός, θα πρέπει να έχετε υψηλό επίπεδο μυστικότητας. Θα σας ειπωθούν εξαιρετικά εμπιστευτικές πληροφορίες και θα πρέπει να επιδείξετε διακριτικότητα στο χώρο εργασίας. Εάν ο προϊστάμενος σας δεν μπορεί να σας εμπιστευτεί, δεν θα είστε σε θέση να αναπτυχθείτε και να προχωρήσετε μέσα στη θέση και την οργάνωση.
- Ήρεμη φύση: Θα χρειαστεί να έχετε πολλή υπομονή, ειδικά αν έχετε να αντιμετωπίσετε έναν φλογερό χαρακτήρα ή μια απαιτητική διασημότητα. Θα χρειαστεί επίσης να έχετε τις δεξιότητες για να εκτονωθείτε τις καταστάσεις και να ηρεμήσετε τον προϊστάμενό σας όταν αισθάνονται πανικοβλημένοι.
- Ευελιξία και προσαρμοστικότητα: Αν και μπορεί να έχετε τον δικό σας τρόπο να κάνετε τα πράγματα, σε αυτή τη γραμμή εργασίας, είναι καλό να είστε σε θέση να προσαρμοστείτε στο στυλ εργασίας του προϊσταμένου σας.
Ώρες εργασίας και συνθήκες
Οι ΑΑ βασίζονται κυρίως σε ένα γραφείο και συνήθως εργάζονται έως 40 ώρες την εβδομάδα, από Δευτέρα έως Παρασκευή. Ωστόσο, πολλοί αναμένεται να απαντήσουν στο τηλέφωνό τους και τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου τους κατά τη διάρκεια των Σαββατοκύριακων, ώστε ποτέ να μην απολύσουν πραγματικά από το φόρτο εργασίας τους.
Θα αναμένετε επίσης να ταξιδέψετε για δουλειά και ίσως χρειαστεί να παρακολουθήσετε εκδηλώσεις της βιομηχανίας και άλλες συναρπαστικές ευκαιρίες δικτύωσης το βράδυ.
Προοπτικές μισθών
Ο μισθός ενός προσωπικού βοηθού ποικίλλει ανάλογα με τη βιομηχανία, την εταιρεία και το επίπεδο εμπειρίας σας. Εάν ξεκινάτε απλά, μπορείτε να περιμένετε να κερδίσετε περίπου £ 18, 000 ($ 23, 150). Καθώς αποκτάτε περισσότερη εμπειρία κάτω από τη ζώνη σας, μπορείτε να κερδίσετε έως και 50.000 λίρες στερλίνες ($ 64.300) ως ανώτερο εκτελεστικό βοηθό.
Outlook εργασίας
Οι αξιόπιστοι προσωπικοί βοηθοί έχουν μεγάλη ζήτηση. Και αν εργάζεστε σκληρά, μπορείτε να προχωρήσετε σε ένα ανώτερο επίπεδο, κερδίζοντας για τα καθήκοντα και τις ευθύνες. Θα μπορούσατε επίσης να προωθηθείτε σε επίπεδο διαχείρισης αν δείξετε βασικές δεξιότητες ηγεσίας.
2. Αποκτήστε τα προσόντα
Δεν υπάρχουν καθορισμένες απαιτήσεις για να γίνετε προσωπικός βοηθός. Απλά πρέπει να έχετε αποδεδειγμένο ιστορικό σε έναν διοικητικό ρόλο. Θα πρέπει επίσης να έχετε αποδεδειγμένες δεξιότητες αγγλικών και μαθηματικών με τη μορφή μιας GCSE με βαθμό μεταξύ Α * και Γ.
Ένα HND ή ένα πτυχίο που σχετίζεται με τις επιχειρήσεις μπορεί να είναι επωφελές, ειδικά αν πρόκειται για την πρώτη εργασία γραφείου σας, όπως και ένα γλωσσικό προσόν, το οποίο θα μπορούσατε να χρησιμοποιήσετε για να επικοινωνήσετε με πελάτες και συνεργάτες που βρίσκονται στο εξωτερικό.
3. Οικόπεδα την πρώτη εργασία σας
Για να προσγειωθείτε στην πρώτη σας εργασία ως PA, θα χρειαστεί να έχετε προηγούμενη εργασιακή εμπειρία σε έναν διοικητικό ρόλο. Μπορείτε να το κάνετε αυτό με εθελοντισμό, εργάζεστε ως ρεσεψιονίστ με μερική απασχόληση ενώ σπουδάζετε ή ολοκληρώνοντας μια πρακτική άσκηση.
Θα χρειαστεί επίσης να έχετε ένα προσεκτικά γραπτό βιογραφικό σημείωμα που υπογραμμίζει τις μεταβιβάσιμες δεξιότητές σας και μια συνοδευτική επιστολή που συμβουλεύει πόσο έντονος και ευέλικτος είστε όταν υποβάλετε αίτηση για κατάλληλες θέσεις.
Για να βρείτε τις διαθέσιμες κενές θέσεις εργασίας, μπορείτε να αναζητήσετε μεγάλους πίνακες εργασίας όπως πραγματικά και LinkedIn, καθώς και κοινωνικά μέσα ενημέρωσης.
4. Αναπτύξτε την καριέρα σας
Η πρόοδος ως προσωπικός βοηθός είναι ελαφρώς διαφορετικός από τον παραδοσιακό σας ρόλο εργασίας. Θα έχετε πιθανότατα υψηλότερο μισθό, πρόσθετες ευθύνες και πιο σημαντικά έργα.
Θα μπορούσατε να καταλήξετε να εργάζεστε ως εκτελεστικός βοηθός (φροντίζετε και για προσωπικά θέματα) ή να ανεβείτε στην τάξη και να γίνετε ιδιοκτήτης.
Εάν θέλετε να προχωρήσετε σε αυτό το πεδίο, θα πρέπει να δώσετε ιδιαίτερη προσοχή στις τάσεις της βιομηχανίας και να συνεχίσετε να αναπτύσσετε τις ικανότητές σας λαμβάνοντας μαθήματα και προσπαθώντας να αναλάβετε έργα εκτός της κανονικής σας ζώνης άνεσης.
Θα δημιουργήσετε επίσης μια μεγάλη λίστα επαφών μέσω των πολυάριθμων εκδηλώσεων δικτύωσης που θα παρακολουθήσετε. Είναι ζωτικής σημασίας να διατηρείτε αυτές τις σχέσεις και να είστε σε επαφή με τους ανθρώπους που συναντάτε - ποτέ δεν ξέρετε πότε θα χρειαστείτε ένα χέρι βοήθειας!
Το να είσαι προσωπικός βοηθός δεν είναι το πιο εύκολο στη δουλειά - αλλά ποιος θέλει εύκολα, ούτως ή άλλως; Είναι μια προσοδοφόρα σταδιοδρομία που θα σας κρατήσει στα δάχτυλα των ποδιών σας, εξασφαλίζοντας ότι δεν υπάρχουν δύο ημέρες οι ίδιες.
Αυτή η δουλειά μοιάζει με την τέλεια αντιστοιχία για σας; Εάν ναι, να συμμετάσχετε στην παρακάτω συζήτηση και να μας πείτε τις σκέψεις σας ...
