Αν αυτό ακούγεται σαν εσάς και σας αρέσει να είστε το go-to πρόσωπο σε οποιαδήποτε κατάσταση, συνεχίστε να διαβάζετε παρακάτω για να μάθετε τι σημαίνει αυτό το ρόλο και πώς μπορείτε να δημιουργήσετε ένα ιδανικό CV manager office.
1. Ερευνήστε το επάγγελμα
Εάν θέλετε να ακολουθήσετε μια καριέρα σε αυτό το επάγγελμα, είναι σημαντικό να μάθετε ποιες θα είναι οι ευθύνες σας και το είδος του εργασιακού περιβάλλοντος στο οποίο θα βρεθείτε, καθώς και αν έχετε ό, τι χρειάζεται
Περιγραφή εργασίας
Τα καθήκοντα του διευθυντή γραφείου διαφέρουν σημαντικά, αλλά είναι κυρίως υπεύθυνα για την οργάνωση και εποπτεία του έργου του προσωπικού του γραφείου. Εξασφαλίζουν ότι όλα λειτουργούν ομαλά, όπως η καθαριότητα των εγκαταστάσεων, τα επίπεδα προμήθειας αποθεμάτων γραφείου και ο προγραμματισμός των εκδηλώσεων προμηθευτών και των ετήσιων συναντήσεων.
Μεταξύ πολλών άλλων καθηκόντων, οι διευθυντές γραφείων είναι γενικά υπεύθυνοι για:
- Οργάνωση και διατήρηση των ημερολογίων της εταιρείας, η οποία θα περιλαμβάνει τον προγραμματισμό συνεδριάσεων για υπαλλήλους σε εκτελεστικό επίπεδο, καθώς και ημερολογιακές εκδηλώσεις για ολόκληρο το γραφείο.
- Διευθέτηση και διαχείριση αλληλογραφίας εντός και εκτός γραφείου, συμπεριλαμβανομένων των αλληλογραφίας και σημαντικών πακέτων. Αυτό θα περιλαμβάνει επίσης την αντιμετώπιση αγροτεμαχίων ή καταγγελιών που λείπουν για λογαριασμό του προσωπικού του γραφείου.
- Συντονισμός των ρυθμίσεων μεταφοράς και στέγασης για στελέχη επιχειρήσεων για οποιεσδήποτε μετακινήσεις που σχετίζονται με την εργασία.
- Διατηρώντας το απόθεμα γραφικής ύλης και την επίπλωση του γραφείου.
- Παρακολούθηση και παρακολούθηση των εργασιών της διοικητικής ομάδας, συμπεριλαμβανομένων των γραμματέων και των υπαλλήλων. Προσφορά καθοδήγησης και ανάθεση καθηκόντων όπου είναι απαραίτητο.
- Διαχείριση προϋπολογισμών για αγορές γραφείου, ενθυλάκωση οτιδήποτε από σταθερό, καφέ και τσάι, μέχρι δαπάνες συντήρησης και πληροφορικής.
- Υποβοήθηση της προετοιμασίας και της εκτέλεσης των συνεδριάσεων του διοικητικού συμβουλίου, συμπεριλαμβανομένης της δημιουργίας και της διανομής ημερήσιων προγραμμάτων, καθώς και της λήψης πρακτικών.
- Διαχείριση του χαρτιού και του ηλεκτρονικού συστήματος αρχειοθέτησης για να διασφαλιστεί ότι όλα τα έγγραφα αποθηκεύονται σωστά.
- Ανάπτυξη διαδικασιών και εφαρμογή νέων συστημάτων για όλο το προσωπικό που θα ακολουθήσει.
- Βοηθώντας τους νέους εργαζομένους να εγκατασταθούν και να πραγματοποιήσουν μέρος της επαγωγής δίνοντάς τους τον εξοπλισμό που χρειάζονται για να κάνουν τη δουλειά τους.
- Διεξαγωγή τακτικών δοκιμών για ηλεκτρικό εξοπλισμό.
- Συντονισμός και προγραμματισμός εκδηλώσεων για ολόκληρη την επιχείρηση, όπως χριστουγεννιάτικα πάρτυ, ετήσιες μπάλες κ.λπ.
- Προετοιμασία παρουσιάσεων ή επιστολών για διευθυντικά στελέχη και στελέχη της εταιρείας.
Βασικές δεξιότητες και ιδιότητες
Για να είστε επιτυχημένος διευθυντής γραφείου, υπάρχουν ορισμένες δεξιότητες και ποιότητες που πρέπει να έχετε. Περιλαμβάνουν συνήθως τα εξής:
- Δεξιότητες επικοινωνίας: καθώς θα ασχοληθείτε με τεράστιο αριθμό ανθρώπων από συναδέλφους σε ανώτερα στελέχη, πελάτες και προμηθευτές, θα πρέπει να είστε σε θέση να επικοινωνείτε αποτελεσματικά μεταξύ τους.
- Προσοχή στη λεπτομέρεια: θα πρέπει να είστε σε θέση να αναλύσετε τα πάντα και να βεβαιωθείτε ότι δεν κάνετε καθόλου απρόσεκτα λάθη. Η προσοχή στη λεπτομέρεια είναι σημαντική όταν εργάζεστε σε σημαντικές αναφορές και έγγραφα.
- Δεξιότητες ηγεσίας: καθώς θα είστε υπεύθυνοι για το συντονισμό της διοικητικής ομάδας, θα χρειαστείτε βασικές δεξιότητες ηγεσίας για να μεταβιβάσετε και να καθοδηγήσετε.
- Αναλυτικές δεξιότητες: θα είστε υπεύθυνοι για τους προϋπολογισμούς και τη συντήρηση, πράγμα που σημαίνει ότι θα πρέπει να είστε σε θέση να κρίνετε πού η εταιρεία υπερβαίνει τις δαπάνες και τι μπορείτε να κάνετε για να μειώσετε το κόστος και να εξοικονομήσετε χρήματα.
- Οργανωτικές δεξιότητες: θα χρειαστεί να μετακινηθείτε από μια σειρά διαφορετικών καθηκόντων και θα πρέπει να είστε σε θέση να κρατάτε τα πάντα εντάξει ενώ κάνετε πολλαπλές εργασίες.
- ΙΤ δεξιότητες: θα πρέπει να έχετε μεγάλη γνώση και πρακτική για τη χρήση του Microsoft Office Suite και του Outlook.
- Διαπροσωπικές δεξιότητες: ένας διευθυντής γραφείου πρέπει να έχει τη δυνατότητα να συζητά χωρίς κόπο μεταξύ των ανθρώπων από όλα τα κοινωνικά στρώματα, πρέπει να είναι προσιτός και φιλικός χαρακτήρας.
- Δυνατότητες διαχείρισης χρόνου: ως διευθυντής γραφείου, όχι μόνο θα διαχειρίζεστε το δικό σας χρονοδιάγραμμα αλλά και εκείνους άλλων, γι 'αυτό χρειάζεστε εξαιρετική διαχείριση χρόνου. Θα πρέπει να είστε σε θέση να εργάζεστε στο καθημερινό σας πρόγραμμα και να ολοκληρώνετε τα καθήκοντά σας εγκαίρως.
- Δεξιότητες επίλυσης προβλημάτων: καθώς θα είστε υπεύθυνοι για την ομαλή λειτουργία του γραφείου, θα πρέπει να μπορείτε να σκεφτείτε τα πόδια σας και να βρείτε λύσεις - γρήγορα!
Ώρες εργασίας και συνθήκες
Αν ψάχνετε για set 9-5 ώρες, αυτό το επάγγελμα γραφείο είναι ιδανικό για εσάς! Συνήθως θα δουλέψετε εβδομάδα 35-40 ωρών, συμπεριλαμβανομένου ενός μεσημεριανού διαλείμματος μιας ώρας. Θα υπάρξουν περιπτώσεις που μπορεί να σας ζητηθεί να κάνετε υπερωρίες, αλλά αυτό θα εξαρτηθεί από την οργάνωση για την οποία θα εργαστείτε. Είναι σημαντικό να παραμείνετε ευέλικτοι σε περίπτωση έκτακτης ανάγκης τελευταίας στιγμής, ότι θα είστε υπεύθυνοι για το χειρισμό. Εν πάση περιπτώσει, είσαι το γραφείο στο γραφείο!
Προοπτικές μισθών
Όπως και με οποιονδήποτε άλλο ρόλο εργασίας, ο μισθός θα διαφέρει από εταιρία σε εταιρεία ανάλογα με την προηγούμενη εμπειρία, τα προσόντα και την τοποθεσία. Ωστόσο, ο μέσος μισθός σύμφωνα με το PayScale στις ΗΠΑ είναι 46.156 δολάρια και 24.327 λίρες Αγγλίας στο Ηνωμένο Βασίλειο. Θα υπάρχει, φυσικά, περιθώριο για εξέλιξη μόλις είστε πιο έμπειροι στο ρόλο εργασίας και θα περιμένετε μια αύξηση μισθών, κάθε χρόνο.
2. Αποκτήστε τα προσόντα
Για να εργαστείτε σε μια θέση διοίκησης γραφείου, θα χρειαστείτε τουλάχιστον ένα δίπλωμα γυμνασίου που θα περιλαμβάνει Α-επίπεδα στα μαθηματικά, τα αγγλικά και τις επιχειρήσεις. Συνιστάται γενικά να αποκτήσετε πτυχίο ή ισοδύναμο πτυχίο στις επιχειρηματικές σπουδές, στη διοίκηση επιχειρήσεων, στη λογιστική ή στη διαχείριση ανθρώπινων πόρων, το οποίο θα δώσει μια σαφή εικόνα του τρόπου λειτουργίας του οργανισμού ως συνόλου.
Εναλλακτικά, μπορείτε να ολοκληρώσετε τις πιστοποιήσεις διαχείρισης. η International Facility Management Association προσφέρει το CFM (πιστοποιημένο διευθυντή εγκατάστασης) για όσους θέλουν να γίνουν διευθυντές. Εάν αποφασίσετε να γίνετε ενεργό μέλος, θα πρέπει να περάσετε μια εξέταση και να ολοκληρώσετε εκπαιδευτικές δραστηριότητες κάθε τρία χρόνια.
3. Οικόπεδα την πρώτη εργασία σας
Χωρίς λίγα χρόνια εμπειρίας σε έναν διοικητικό ρόλο κάτω από τη ζώνη σας, είναι πολύ απίθανο να μεταβείτε απευθείας στη θέση ενός διευθυντή γραφείου. Αντ 'αυτού, θα πρέπει να έχετε ένα αποδεδειγμένο track-record της διαχείρισης του χρόνου, των δεξιοτήτων ηγεσίας και των γενικών καθηκόντων γραφείου - όλα τα βασικά συστατικά του ιδανικού βιογραφικού διευθυντή CV.
Μια πρακτική θα ήταν ένα καλό σημείο εκκίνησης για έναν ερευνητή που αναζητά θέση χωρίς ανώτερη εκπαίδευση. Αυτό θα σας επιτρέψει να αποκτήσετε πρακτική εμπειρία εργασίας μέσα σε ένα περιβάλλον γραφείου και πιθανότατα θα οδηγήσετε σε θέση πλήρους απασχόλησης.
Εναλλακτικά, μπορείτε να υποβάλετε αίτηση για ρόλους διοικητικού βοηθού, όπου θα βοηθήσετε τον διευθυντή γραφείου με καθημερινές εργασίες που σας επιτρέπουν να ανεβείτε στη σταδιοδρομία σας στον οργανισμό σας.
4. Αναπτύξτε την καριέρα σας
Προκειμένου να γίνετε διευθυντής γραφείου, πιθανότατα θα έχετε ήδη αποκτήσει ήδη πολλά χρόνια εμπειρίας στο σχετικό σας πεδίο, πριν προχωρήσετε σε επίπεδο διαχειριστή.
Μόλις είστε σε αυτή τη θέση, ωστόσο, εξακολουθούν να υπάρχουν ευκαιρίες για περαιτέρω ανάπτυξη. Θα μπορούσατε να αναλάβετε μεγαλύτερη ευθύνη και να διαχειριστείτε μια μεγαλύτερη ομάδα, ένα πρόσθετο γραφείο ή να εργαστείτε σε θέση ανώτερης βαθμίδας. Για παράδειγμα, μπορείτε να προχωρήσετε από τη διαχείριση της ομάδας περιεχομένου σε ολόκληρο το τμήμα μάρκετινγκ.
Αν νομίζετε ότι έχετε ό, τι χρειάζεται για να διαχειριστείτε αποτελεσματικά μια ομάδα και να συμβάλλετε πραγματικά σε ένα γραφείο και τις διαδικασίες, τότε μια καριέρα ως διευθυντής γραφείου είναι ιδανική για εσάς. Δεν θα δείτε μόνο τα φυσικά αποτελέσματα της σκληρής δουλειάς σας, αλλά θα κάνετε επίσης σημαντικές σχέσεις στη διαδικασία.
Είστε διοικητικός βοηθός που θέλει να γίνει διευθυντής γραφείου; Εάν ναι, ενημερώστε μας σχετικά με τα βήματα που ακολουθείτε για την επίτευξη των στόχων σας στην παρακάτω ενότητα.
