Δώστε επαρκή ειδοποίηση
Σύμφωνα με το Πανεπιστήμιο της Καλιφόρνια, μπορείτε να επιπλήξετε έναν παραβατικό υπάλληλο, δίνοντας το σημείωμα ως ειδοποίηση προς τον υπάλληλο ότι η απόδοσή του δεν ανταποκρίνεται σε κάποια αναμενόμενη συνιστώσα. Μπορείτε να δώσετε αυτή την επίπληξη εάν ο εργαζόμενος δεν παρουσιάσει αλλαγή μετά από άτυπη εποπτική καθοδήγηση για να τον βοηθήσει να βελτιώσει την απαιτούμενη απόδοση. Η ειδοποίηση μπορεί αργότερα να χρησιμεύσει ως η απαραίτητη τεκμηρίωση για να πυροβολήσετε έναν υπάλληλο εάν δεν καταφέρει να διατηρήσει την απασχόληση αφού εξαντληθούν όλα τα νομικά βήματα.
Καθορίστε την πορεία της δράσης
Αναφερθείτε στο σημείωμα ως πειθαρχικό σημείωμα για να αποφύγετε αργότερα νομικά ζητήματα με τα εργατικά συνδικάτα. Ορίστε σαφώς τον λόγο για τη σύνταξη του σημειώματος. Θυμηθείτε να συμπεριλάβετε τις απαντήσεις του υπαλλήλου στο σημείωμα, αλλά αποφύγετε να εστιάζετε στην απάντησή του. Επικεντρωθείτε στην επαναδιατύπωση της πολιτικής ή της διαδικασίας στη σημείωση. Δηλώνοντας τι περιμένετε από τον υπάλληλό σας, αποφεύγετε τη λήψη πειθαρχικών μέτρων αν ο εργαζόμενος συμμορφώνεται με τους κανόνες. Σε πολλές περιπτώσεις, θα ήταν παράνομο να παραδίδεται πειθαρχία χωρίς να ακολουθούνται άλλες διαδικασίες ή κανάλια.
Διατηρήστε το απόρρητο
Αντιμετωπίστε τα μηνύματα ως προσωπικά, εμπιστευτικά θέματα. Βεβαιωθείτε ότι το παρέχετε μόνο στον εμπλεκόμενο υπάλληλο. Εάν είναι δυνατόν, πρέπει επίσης να δώσετε ένα αντίγραφο στους εκπροσώπους του συνδικάτου και να φυλάξετε ένα άλλο αντίγραφο στο αρχείο προσωπικού του υπαλλήλου για μελλοντική αναφορά. Ωστόσο, θα πρέπει να ελέγξετε με τους συντηρητές της επιχείρησής σας, εάν πρέπει να διατηρήσετε την απόδειξη τέτοιων συζητήσεων ή συναντήσεων. Μπορούν να ζητήσουν μια νομική διάταξη που επιτρέπει στον πελάτη τους να συρραφήσει μια γραπτή απάντηση στο σημείωμα προτού το καταθέσετε.
Χρησιμοποιήστε σημαντική διατύπωση
Στην ανακοίνωσή σας, χρησιμοποιήστε ισχυρή διατύπωση που αναφέρεται σε επίπληξη ή επίσημη γραπτή ειδοποίηση. Καθορίστε αν κατηγορείτε τον υπάλληλο για ανικανότητα, ανυπαρξία, παράπτωμα ή παραμέληση του καθήκοντος. Αυτές είναι όλες οι σοβαρές φράσεις που θα μπορούσατε να χρησιμοποιήσετε κατά τις επίσημες πειθαρχικές διαδικασίες εάν η απόλυση ενός υπαλλήλου σας αμφισβητηθεί αργότερα. Εάν το σημείωμα σας περιέχει πολλούς ευφημισμούς, μπορεί να χρειαστεί να πείσετε μια πειθαρχική επιτροπή ότι το αδίκημα που ο υπάλληλος διέπραξε δικαιολογημένη απόλυση. Θα πρέπει να δηλώσετε το σφάλμα χωρίς λεζάντες λέξεις. Μπορείτε να υποδείξετε ότι θα αναληφθεί κάποια ενέργεια εάν ο υπάλληλος δεν συμμορφωθεί με τους κανόνες ή την συμφωνημένη πορεία δράσης.
Η σύνταξη ενός σημειώματος εξαλείφει τον κίνδυνο εμφάνισης αστικού αγωγού και λειτουργεί ως υπενθύμιση και στα δύο μέρη για τα συμφωνηθέντα θέματα. Σε σύγκριση με τις λεκτικές επιλήψεις, τα σημειώματα μπορεί να είναι χρήσιμα όταν απαιτείται απόδειξη. Είναι επίσης πιο επίσημες και οι συνήθεις τρόποι επικοινωνίας σε περιβάλλον γραφείου.
