Για να βεβαιωθείτε ότι αφήνετε μια μόνιμη εντύπωση (για όλους τους σωστούς λόγους), έχουμε σχεδιάσει ένα βήμα προς βήμα οδηγό για να διασφαλίσουμε ότι καλύπτεστε τις βάσεις (χωρίς να το παρακάνετε).
Έτσι, ακόμη και αν τα συναισθήματά σας προς τους πρώην πρώην συναδέλφους σας δεν είναι ευχάριστα, εδώ είναι πώς να γράψετε το τέλειο e-mail αντίο - και να βγείτε από την πόρτα στο δεξί πόδι!
Η δομή ενός ηλεκτρονικού ταχυδρομείου αντίο
Όπως και με οποιοδήποτε ηλεκτρονικό ταχυδρομείο στο χώρο εργασίας, θέλετε να βεβαιωθείτε ότι είναι τελείως δομημένο και χωρίς λάθη, εκτός και αν θέλετε να υποφέρετε την ίδια δημόσια αμηχανία που έκανε ο πρώην γραμματέας Τύπου των ΗΠΑ Σων Spicer το 2017 όταν έστειλε μια αποχαιρετιστήρια επιστολή τυπογραφικό λάθος!
Σε γενικές γραμμές, το ηλεκτρονικό σας ταχυδρομείο πρέπει να περιέχει τα ακόλουθα στοιχεία.
- Θέμα: Ανάλογα με τη σχέση σας με τους συναδέλφους σας και την κουλτούρα της εταιρείας, ο τόνος της γραμμής του θέματος μπορεί να διαφέρει. Μπορείτε να επιλέξετε κάτι παιχνιδιάρικο όπως το "Adiós Amigos" ή να επιλέξετε κάτι ασφαλές όπως το "Goodbye". Εάν επικοινωνείτε με πελάτες, η "Τελευταία ημέρα στο [Όνομα εταιρείας]" θα κάνει το τέχνασμα.
- Χαιρετισμός: Κατανοητά, θα χρειαστεί να ανοίξετε το email σας επαγγελματικά. Εάν στέλνετε ένα μαζικό μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, αρκεί το "Dear All".
- Άνοιγμα της παραγράφου: Η πρώτη σας παράγραφο δεν χρειάζεται να είναι ένα συναισθηματικό δοκίμιο των σκέψεων και των συναισθημάτων σας. Αντ 'αυτού, πρέπει απλώς να απευθυνθείτε στο σκοπό του μηνύματος ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σας, το οποίο είναι το γεγονός ότι φεύγετε από την εταιρεία.
- Σώμα: Στο σώμα, παραθέστε μερικά θετικά στοιχεία για το χρόνο σας με την εταιρεία, όπως ένα συγκεκριμένο έργο στο οποίο εργαστήκατε ή τις ικανότητες που αναπτύξατε κατά τη διάρκεια του χρόνου σας εκεί.
- Τελική παράγραφος: Στην τελευταία παράγραφο, μπορείτε να δώσετε μια φωνή στους ανθρώπους που σας βοήθησαν και σας καθοδήγησαν στο δρόμο. Για παράδειγμα, εάν έχετε δημιουργήσει μια στενή σχέση με τον προϊστάμενό σας, μην φοβάστε να δείξετε την εκτίμησή σας εδώ.
- Κλείσιμο: Τερματίστε το email σας παρέχοντας τα στοιχεία επικοινωνίας σας. Αυτό δεν χρειάζεται να περιλαμβάνει τον αριθμό τηλεφώνου σας - γιατί ποιος πραγματικά καλεί κάποιον στη σημερινή ηλικία ;! Αντ 'αυτού, συμπεριλάβετε ένα αξιοσέβαστο προσωπικό μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου (όχι, τη διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου MSN από το 2002).
- Το όνομα σου: Όπως συμβαίνει με οποιοδήποτε επαγγελματικό μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, υπογράψτε κατάλληλα τα "Kind Regards" ακολουθούμενα από το όνομά σας.
Συμβουλές για τη σύνταξη ενός ηλεκτρονικού ταχυδρομείου αντίο
1. Μην υπερχειλίσετε
Είτε προχωράτε στη θέση των ονείρων σας και δεν μπορείτε να περιμένετε για να δείτε το πίσω μέρος της τρέχουσας εργασίας σας, είτε εάν είστε σε μια γλυκόπικρη διάθεση καθώς έχετε περάσει πολύ καλά όταν βρίσκεστε, είναι σημαντικό να μην υπερβείτε τα συναισθήματά σας. Δεν θέλεις να το θυμόσαστε ως το πρόσωπο που έσπασε στα δάκρυα την τελευταία μέρα τους, έτσι δεν είναι;
2. Κρατήστε ένα φιλικό τόνο
Το μήνυμά σας αποχαιρετισμού πρέπει να έχει φιλικό τόνο. είναι σημαντικό να το θυμόμαστε στα υψηλά πνεύματα. Θυμηθείτε ότι το ψηφιακό σας αποτύπωμα είναι για πάντα, οπότε δεν θέλετε τίποτα που έχετε πει σε ένα κοινόχρηστο μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου να σας στοιχειώνει για μια ζωή.
3. Τελικά ολοκληρώστε όλες τις εργασίες σας
Μετά από ένα αποχαιρετιστήριο μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, είναι φυσικό ότι μερικοί συνεργάτες θα περάσουν από το γραφείο σας για να σας προσφέρουν αντίο και να σας ευχηθούν τυχερά παιχνίδια στις μελλοντικές σας προσπάθειες. Ως εκ τούτου, είναι σημαντικό να ολοκληρώσετε τυχόν εκκρεμείς εργασίες πριν είστε έτοιμοι να κλείσετε τα πάντα κάτω και να στείλετε το ηλεκτρονικό ταχυδρομείο αντίο.
4. Να αντικατοπτρίσετε τις θετικές αναμνήσεις
Το μήνυμα αποχώρησής σας είναι μια καλή ευκαιρία να αναλογιστείτε τις θετικές αναμνήσεις ή τους εμπνευσμένους ανθρώπους με τους οποίους έχετε συνεργαστεί κατά τη διάρκεια της επιχείρησής σας. Για παράδειγμα, μπορείτε να στείλετε μια ειδική φωνή στον αρχηγό της ομάδας σας για όλη τη βοήθειά σας ή να εξηγήσετε πόσο ενθουσιασμένος ήσασταν για την επιτυχία σας στο έργο XYZ και πώς δεν θα μπορούσατε να το καταφέρετε χωρίς την υπόλοιπη ομάδα σας.
5. Αποφύγετε να κάνετε αρνητικά σχόλια
Ακόμα κι αν η δουλειά σας ήταν ένας εφιάλτης και δεν μπορείτε να περιμένετε να βγείτε από την πόρτα, είναι σημαντικό να αποφύγετε ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου με πτώση! Είναι καλύτερο να μην πούμε τίποτα παρά να πω κάτι που μπορεί να έρθει να σας στοιχειώσει.
Και αν αισθάνεστε έντονα ότι δεν έχετε τίποτα να πείτε, μπορείτε να τους ευχηθείτε αντίο και καλή τύχη με τη μελλοντική επιτυχία της επιχείρησης.
6. Συμπεριλάβετε τα στοιχεία επικοινωνίας σας
Εάν έχετε κάνει πολύτιμες φιλίες με τους συνεργάτες σας, πιθανότατα θέλετε να είστε σε επαφή μαζί τους, γι 'αυτό είναι σημαντικό να συμπεριλάβετε τα στοιχεία επικοινωνίας σας στο email σας. Μπορείτε επίσης να αναφέρετε ότι είστε ανοικτοί σε ερωτήσεις όταν φεύγετε - παρόλο που οι άνθρωποι γενικά δεν θα επικοινωνήσουν μαζί σας για δουλειά, είναι ωραίο να γνωρίζουν ότι μπορούν αν το χρειάζονται πραγματικά.
7. Κρατήστε το Σύντομο και γλυκό
Το email σας δεν χρειάζεται να είναι τόσο μεγάλη όσο η επιστολή της Marissa Mayer όταν έφυγε από το Yahoo! το 2017 (το οποίο ήταν 1.090 λέξεις μακριά, για να είμαστε ακριβείς). Όσο πιο σύντομο, τόσο το καλύτερο! Οι άνθρωποι δεν θέλουν να διαβάσουν ένα δοκίμιο (μπορεί ακόμη και να σβήσουν στα μισά του δρόμου και να σκεφτούν ότι είσαι πλήρης τρύπημα) - δεν είναι η ιδανική εικόνα που θέλετε να απεικονίσετε πριν φύγετε καλά!
8. Στείλτε ένα ξεχωριστό μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου στους πελάτες
Εάν έχετε μια λίστα με πιστούς πελάτες με τους οποίους συνεργάζεστε, είναι μόνο σεβαστό να επικοινωνήσετε μαζί τους και να τους ενημερώσετε ότι προχωράτε. Σε αυτή την περίπτωση, μην πάρετε λεπτομέρειες σχετικά με το γιατί μετακομίζετε (δεν θέλετε να τα απομακρύνετε από την επιχείρηση). Αντίθετα, ευχαριστήστε τους για την πιστότητά τους και τους δείξτε προς την κατεύθυνση της αντικατάστασης σας.
9. Συνδεθείτε στο LinkedIn
Το LinkedIn είναι ένας πολύ καλός τρόπος για να διατηρείτε επαφή με τους συναδέλφους σας και να είστε ενήμεροι για την εξέλιξή τους. Είναι επίσης ένας εύκολος τρόπος να κρατάτε επαφή χωρίς να χρειάζεται να ανταλλάσσετε αριθμούς και θα αυξήσει το επαγγελματικό σας δίκτυο. Πριν φύγετε από την εταιρεία, πρέπει επίσης να ζητήσετε από τον διευθυντή της γραμμής σας να αφήσει μια σύσταση για εσάς, η οποία θα μπορούσε να σας ωφελήσει όταν αναζητάτε μελλοντικές ευκαιρίες.
Ανάγνωση δειγμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου
Διστάσετε να χρησιμοποιήσετε τα παρακάτω δείγματα ως βάση για το δικό σας αντίγραφο ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Τούτου λεχθέντος, να είστε βέβαιος να μην βασίζονται σε πρότυπα πάρα πολύ, καθώς μπορούν να αφαιρέσουν την προσωπική αφή που θέλετε να συλλάβετε.
Για τους συναδέλφους
Αγαπητοί,
Μετά το [εισαγάγετε αριθμό] μηνών / ετών που εργάζονται εδώ, ο χρόνος μου έφτασε στο τέλος, καθώς αποφάσισα να προχωρήσω / κινήσω χώρες και να κάνω το επόμενο βήμα στην καριέρα / τη ζωή μου.
Είναι εκπληκτικό να συνεργαζόμαστε με όλους σας και δεν θα ξεχάσω ποτέ τις υπέροχες αναμνήσεις που έκανα μαζί σας (η αθλητική μέρα είναι μία από τις κορυφαίες στιγμές). Έχω πραγματικά μάθει τόσο πολύ από το [εισάγετε το όνομα] και έχετε εκτιμήσει κάθε στιγμή που δαπανάται στο [εισάγετε το όνομα της εταιρείας].
Θα ήθελα πραγματικά να έχω επαφή με όλους σας, επομένως παρακαλώ αισθανθείτε ελεύθερος να επικοινωνήσετε μαζί μου στις [εισαγάγετε τα στοιχεία επικοινωνίας].
Σου εύχομαι τα καλύτερα!
PS: Νιώστε ελεύθεροι να βοηθήσετε τους εαυτούς σας στα σπιτικά μπισκότα στην κουζίνα!
[Το όνομα σου]
Για Πελάτες
Αγαπητέ [Όνομα Πελάτη],
Ελπίζω να είστε καλά.
Παίρνω επαφή για να σας ενημερώσω ότι θα αφήσω την τρέχουσα θέση μου στο [εισάγετε το όνομα της εταιρείας] και η τελευταία εργάσιμη ημέρα μου θα είναι [εισαγάγετε την ημερομηνία].
Ο συνάδελφός μου [εισάγετε το όνομα] θα αναλάβει και θα έχει πλήρη επίγνωση των έργων στα οποία εργαζόμαστε, έτσι είστε σε ασφαλή χέρια!
Ήταν μια τέτοια ευχαρίστηση να συνεργαζόμαστε μαζί σας και σας εύχομαι το καλύτερο για το μέλλον.
Εάν υπάρχει κάτι που θέλετε να δεσμεύσετε πριν από την αναχώρησή μου, μην διστάσετε να επικοινωνήσετε μαζί μου.
Με ιδιαίτερη ευχαρίστηση,
[Το όνομα σου]
Πράγματα που πρέπει να θυμάστε
- Προετοιμαστείτε πριν στείλετε. Όπως και με οποιαδήποτε επιστολή ή ηλεκτρονικό ταχυδρομείο, είναι σημαντικό να το διορθώσετε πριν πατήσετε το κουμπί 'Αποστολή'. Δεν θέλετε η τελευταία σας μνήμη να είναι ενοχλητική, όπως ο Sean Spicer!
- Πείτε αντίο στο διευθυντή σας προσωπικά. Είτε βυθίσατε τα κεφάλια με τον διευθυντή σας είτε πήρατε σαν σπιτάκι, είναι σημαντικό να τους ευχαριστήσετε για τις ευκαιρίες που σας προσέφεραν. Μετά από όλα, είναι το πρόσωπο που είχε πίστη σ 'εσάς και σας προσέλαβε την πρώτη θέση.
Ανεξάρτητα από το αν είχατε καλή ή κακή στιγμή στη δουλειά σας, είναι σημαντικό να βγείτε από την πόρτα με το κεφάλι ψηλά, γνωρίζοντας ότι έχετε κάνει το σωστό.
Και θυμηθείτε: δεν χρειάζεται να εκθέσετε όλα τα συναισθήματά σας μέσα στο αποχαιρετιστήριο email σας. Αντ 'αυτού, ένα σύντομο και γλυκό αντίο θα λειτουργήσει!
Έχετε αγωνιστεί ποτέ να γράψετε ένα μήνυμα αποχαιρετισμού; Μη διστάσετε να μοιραστείτε την ιστορία σας στην παρακάτω ενότητα σχολίων!
