Πώς να μορφοποιήσετε μια συνοδευτική επιστολή

Το περιεχόμενο - οι δεξιότητές σας, οι γνώσεις, τα προσόντα, τα επιτεύγματά σας, η εμπειρία - είναι, φυσικά, αυτό που μετράει πραγματικά όταν γράφετε τη συνοδευτική επιστολή σας. Αλλά η παρουσίασή του είναι μερικές φορές εξίσου σημαντική.

Μετά από όλα, μια γεμάτη, ακατάστατη και κακώς δομημένη επιστολή δεν θα σας φέρει πουθενά και μπορείτε να είστε σίγουροι ότι ο διαχειριστής μίσθωσης δεν θα ενοχλήσει καν να το διαβάσει. Θα προτιμούν πολύ να προσλάβουν τον άλλο υποψήφιο, του οποίου η επιστολή είναι καλύτερα μορφοποιημένη, ακόμα και αν είστε πιο κατάλληλος για το ρόλο.

Για να σιγουρευτείτε ότι δεν παραλείπετε μια ευκαιρία για μια καριέρα αλλάζοντας τη ζωή σας, έχουμε βάλει μαζί τις παρακάτω συμβουλές για να σας βοηθήσουμε να επιλέξετε τη σωστή γραμματοσειρά, να χρησιμοποιήσετε άφθονο λευκό χώρο και πολλά άλλα!

Δείτε πώς μπορείτε να διαμορφώσετε μια συνοδευτική επιστολή!

1. Προσθέστε έναν τίτλο

Πρώτα απ 'όλα, βεβαιωθείτε ότι συμπεριλάβατε στην επιστολή σας μια επικεφαλίδα με τα στοιχεία επικοινωνίας (όνομα, διεύθυνση κατοικίας, αριθμό τηλεφώνου, διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, διεύθυνση URL ιστότοπου και συνδέσμους κοινωνικών μέσων). Αυτό πρέπει να τοποθετηθεί στο επάνω μέρος της σελίδας.

Εάν όμως στέλνετε την επιστολή σας στο σώμα ενός μηνύματος ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, θα πρέπει να συμπεριλάβετε τα στοιχεία επικοινωνίας σας μετά την υπογραφή σας στο τέλος του μηνύματος. Δεν χρειάζεται απαραίτητα να συμπεριλάβετε τη διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σας (ο διευθυντής HR μπορεί εύκολα να βρει αυτό στο πεδίο '' Από ''), αλλά δεν θα βλάψει κανέναν εάν το κάνετε.

2. Ακολουθήστε μια σαφή δομή

Θα πρέπει να οργανώσετε τη συνοδευτική σας επιστολή στις ακόλουθες ενότητες:

  • Χαιρετισμός - π.χ.: «Αγαπητέ κύριε Διευθυντή Μίσθωσης»
  • Πρώτη παράγραφο - εισάγετε τον εαυτό σας και αναφέρετε τη θέση για την οποία υποβάλλετε αίτηση και πού βρήκατε τη διαφήμιση εργασίας
  • Μεσαία παράγραφο (ες) - περιγράψτε τι φέρνετε στο τραπέζι και αναφέρετε βασικές δεξιότητες, προσόντα και επιτεύγματα που αποδεικνύουν την καταλληλότητά σας για το ρόλο
  • Τελική παράγραφο - Συμπληρώστε την επιστολή ευχαριστώντας τον διευθυντή ανθρώπινου δυναμικού για να τις εξετάσετε
  • Ελεύθερο κλείσιμο - π.χ.:
  • Υπογραφή - η χειρόγραφη υπογραφή σας (εάν στέλνετε ένα έντυπο αντίγραφο) και το πληκτρολογημένο όνομα

3. Χρησιμοποιήστε τα σημεία Bullet

Η προσθήκη 3-6 κουκκίδων στο σώμα της επιστολής σας είναι ένας πολύ καλός τρόπος για να επισημάνετε βασικές δεξιότητες, προσόντα και επιτεύγματα σε εύπεπτα κομμάτια πληροφοριών - ειδικά λαμβάνοντας υπόψη το πώς, σύμφωνα με μια μελέτη, οι διαχειριστές μίσθωσης ξοδεύουν μόλις έξι δευτερόλεπτα για να εξετάσουν μια αίτηση πριν το μετακινήσετε είτε στο πλαίσιο "Ναι" είτε "Όχι".

Γενικά, θα πρέπει:

  • Χρησιμοποιήστε συνοπτικές φράσεις ή δηλώσεις
  • Ξεκινήστε κάθε σφαίρα με ρήμα δράσης
  • Χρησιμοποιήστε απλές σφαίρες (κύκλους, παύλες, κ.λπ.) και αποφύγετε τα funky σχήματα όπως είναι οι καρδιές, για παράδειγμα
  • Συμπεριλάβετε τη λίστα των κουκίδων στη μέση της επιστολής σας
  • Προσθέστε μια πλήρη στάση στο τέλος κάθε στοιχείου (προαιρετικό)

4. Κρατήστε το Σύντομο

Οι περισσότερες πληροφορίες και, ως εκ τούτου, το κείμενο που συμπεριλαμβάνετε, τόσο πιο γεμάτο γράμμα σας αρχίζει να εξετάζει. Η επιστολή σας θα πρέπει να επισημαίνει τις πιο σχετικές δεξιότητες και τα προσόντα σας για τη δουλειά σε όχι περισσότερες από μία σελίδες. Συνήθως, θα πρέπει να είναι μικρότερη από αυτή - περίπου μισή σελίδα. Τούτου λεχθέντος, βεβαιωθείτε ότι δεν είναι πολύ σύντομο.

5. Επιλέξτε τη σωστή γραμματοσειρά

Όταν πρόκειται για την επιλογή γραμματοσειράς για τη συνοδευτική σας επιστολή, το καλύτερο στοίχημά σας είναι να χρησιμοποιήσετε μια γραμματοσειρά που είναι απλή και πάνω απ 'όλα πολύ εύκολη στην ανάγνωση, όπως Arial, Book Antiqua, Calibri, Cambria, Garamond, Helvetica, Open Sans, Times New Roman ή Verdana. Στο τέλος της ημέρας, όμως, είναι πραγματικά θέμα προσωπικής επιλογής, αλλά ό, τι κι αν κάνετε, παρακαλώ - ΠΑΡΑΚΑΛΩ - αποφύγετε τη χρήση Comic Sans! Θυμηθείτε να περιορίσετε τον εαυτό σας σε μία μόνο γραμματοσειρά σε όλη την επιστολή και να προσπαθήσετε να χρησιμοποιήσετε την ίδια που χρησιμοποιείται στο βιογραφικό σας σημείωμα.

Όσον αφορά το μέγεθος των γραμματοσειρών, ο γενικός κανόνας είναι να διατηρήσετε μεταξύ 10 και 12 βαθμών.

6. Να είστε προσεκτικοί με τα χρώματα

Μπορεί να αποφασίσετε να πάρετε λίγο δημιουργικό και να προσθέσετε λίγο χρώμα στη συνοδευτική επιστολή σας, και δεν υπάρχει τίποτα λάθος σε αυτό - εκτός αν, φυσικά, το σχέδιό σας είναι να το μετατρέψετε σε ένα γιγαντιαίο ουράνιο τόξο!

Σε γενικές γραμμές, θα πρέπει να χρησιμοποιείτε χρώματα με φειδώ και να αποφεύγετε τις έντονες αποχρώσεις και αποχρώσεις. Σε περίπτωση αμφιβολίας, απλώς να επιμείνετε σε ένα ασπρόμαυρο σχέδιο χρωμάτων (μαύρο κείμενο και λευκό χαρτί).

7. Ορίστε τα περιθώρια σας

Είναι καλύτερο να χρησιμοποιείτε τυποποιημένα περιθώρια 1 "σε όλες τις πλευρές του εγγράφου. Αυτό θα δώσει στην επιστολή σας μια αδιάκοπη εμφάνιση και αίσθηση, και θα παρέχει επίσης άφθονο λευκό χώρο (περισσότερο σε αυτό αργότερα). Αν δυσκολεύεστε να τοποθετήσετε τα πάντα σε μια σελίδα, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε μικρότερα περιθώρια (έως 0, 5 "), αλλά βεβαιωθείτε ότι είστε συνεπείς. Η μη περικοπή των παραγράφων είναι ένας άλλος πολύ καλός τρόπος για να εξοικονομήσετε χώρο.

8. Αποκτήστε το δικαίωμα διαχωρισμού

Είτε στέλνετε ένα ηλεκτρονικό ταχυδρομείο είτε ένα φυσικό γράμμα, βεβαιωθείτε ότι έχετε τη σωστή απόσταση. Ως γενική κατευθυντήρια γραμμή, θα πρέπει να προσθέσετε ένα κενό μεταξύ των παραγράφων και κάθε τμήματος της επιστολής. Για παράδειγμα, πρέπει να υπάρχει ένα διάστημα μεταξύ της διεύθυνσης και της ημερομηνίας σας, ένα διάστημα μεταξύ του χαιρετισμού και της πρώτης παραγράφου κ.λπ.

9. Διατηρήστε μια ομοιόμορφη ευθυγράμμιση

Όλοι γνωρίζουμε το τραγούδι που χτυπάει:

Αριστερά, στα αριστερά
Όλα όσα διαθέτετε σε ένα κουτί στα αριστερά

Σε ένα εναλλακτικό σύμπαν, όμως, η Beyoncé τραγουδά πραγματικά:

Αριστερά, στα αριστερά
Όλα πρέπει να ευθυγραμμιστούν προς τα αριστερά

Να θυμάστε: όλα τα έγγραφα είναι συνήθως ευθυγραμμισμένα προς τα αριστερά, οπότε ακολουθώντας τον «κανόνα» καθιστά το γράμμα σας πιο ευανάγνωστο.

10. Αφήστε άφθονο λευκό χώρο

Ο λευκός χώρος ή ο αρνητικός χώρος είναι οποιοδήποτε τμήμα ενός εγγράφου που παραμένει αχρησιμοποίητο και αποτελεί σημαντικό χαρακτηριστικό κατά την εξέταση του σχεδίου της συνοδευτικής επιστολής σας. Πέρα από τα αισθητικά οφέλη που μπορεί να προσφέρει, αυξάνει επίσης την αναγνωσιμότητα, βοηθά τους διαχειριστές HR να κατανοήσουν καλύτερα τι διαβάζουν και διασφαλίζει ότι η προσοχή του αναγνώστη προσελκύεται στις σωστές πληροφορίες.

11. Χρησιμοποιήστε Παραδείγματα

Εάν αντιμετωπίζετε προβλήματα με τη μορφοποίηση, το σχεδιασμό και γενικά τη σύνταξη της επιστολής σας, ελέγξτε τη λίστα με τα παραδείγματα συνοδευτικών επιστολών και τα πρότυπα για λίγο έμπνευση. Εναλλακτικά, μπορείτε να επιλέξετε να χρησιμοποιήσετε ένα ηλεκτρονικό βιογραφικό σημείωμα και μια επιστολή συνοδευτικής επιστολής ή να κατεβάσετε ένα δωρεάν πρότυπο και απλά να συμπληρώσετε τα κενά σας.

12. Συμπληρώστε το σχέδιο του βιογραφικού σας

Θυμηθείτε: η συνοδευτική σας επιστολή είναι ουσιαστικά ένα απόσπασμα του βιογραφικού σας, γι 'αυτό είναι σημαντικό να χρησιμοποιήσετε ένα παρόμοιο σχέδιο. Για παράδειγμα, εάν ορίσετε τη γραμματοσειρά σε Times New Roman σε 12 σημεία στο βιογραφικό σας σημείωμα ή έχετε συμπεριλάβει το λογότυπό σας, βεβαιωθείτε ότι το κάνετε στην συνοδευτική σας επιστολή. Αυτό δείχνει συνέπεια και συμβάλλει επίσης στην ενίσχυση της προσωπικής σας επωνυμίας.

13. Μορφή για συστήματα παρακολούθησης αιτούντων

Τα συστήματα παρακολούθησης αιτούντων ή το ATS για συντομία έχουν σχεδιαστεί για την προβολή βιογραφικών σημειωμάτων και συνοδευτικών επιστολών για συγκεκριμένες λέξεις-κλειδιά και υποψηφίους ανάλογα με τις ικανότητες και την εμπειρία τους. Αλλά χρησιμοποιώντας μια ιδιόμορφη γραμματοσειρά που είναι δύσκολο να διαβαστεί, για παράδειγμα, θα μπερδέψει μόνο το ATS και, ως εκ τούτου, θα σας βγάλει από το τρέξιμο πριν ξεκινήσετε. Θυμηθείτε: Τα ATS έχουν σχεδιαστεί για να διαβάζουν απλό κείμενο, όχι για φανταχτερά μορφοποίηση.

14. Σημειώστε με το χέρι

Αν στέλνετε ένα αντίγραφο της συνοδευτικής σας επιστολής από το ταχυδρομείο σαλιγκαριών, βεβαιωθείτε ότι το υπογράφετε με το χέρι (στο διάστημα μεταξύ 'Ειλικρινά' και το πληκτρολόγημά σας) πριν την στείλετε. Απλά προσθέτει μια πιο προσωπική (καθώς και επαγγελματική) αφή.

15. Να είστε προσεκτικοί με τις επιλογές χαρτιού

Ενώ οι περισσότεροι άνθρωποι γνωρίζουν ότι δεν χρησιμοποιούν ροζ, αρωματικά χαρτί, νομίζω ότι θα πρέπει να επισημάνω ότι οι μη συμβατικές επιλογές χαρτιού δεν θα εντυπωσιάσουν το άτομο που διαβάζει την εκτυπωμένη συνοδευτική επιστολή σας. Είναι καλύτερο να κολλήσετε σε απλό, λευκό (ή ελεφαντόδοντο ή κρέμα) χαρτί A4 μεταξύ 100gsm και 120gsm. Θυμηθείτε να χρησιμοποιήσετε το ίδιο είδος χαρτιού για το βιογραφικό σας σημείωμα!

Σε αυτή τη σημείωση, όταν στέλνετε την συνοδευτική επιστολή σας (μαζί με το βιογραφικό σας σημείωμα), χρησιμοποιήστε φακέλους καλής ποιότητας.

16. Επεξεργασία και επαλήθευση

Ένα από τα μεγαλύτερα λάθη που αναζητούν οι εργαζόμενοι είναι να ξεχνάμε να διορθώνουμε τη συνοδευτική τους επιστολή πριν την αποστείλει στον υπεύθυνο προσλήψεων. Είναι επίσης καλή ιδέα να ζητήσετε από την οικογένεια και τους φίλους σας να ξεπεράσουν την επιστολή σας που μπορεί να είναι σε θέση να προλάβει τυχόν δυσάρεστοι τύποι που χάσατε. Είμαι βέβαιος ότι έχετε ακούσει όλοι για τον άνθρωπο που καυχήθηκε για την ευχέρεια του στα αγγλικά και το σπανάκι!

17. Αποθηκεύστε ως PDF

Η μορφή αρχείου στην οποία επιλέγετε να αποθηκεύσετε την συνοδευτική επιστολή σας είναι, φυσικά, απλή σκέψη - αλλά πολύ σημαντική σε αυτό. Αυτό ισχύει ιδιαίτερα αν έχετε χρησιμοποιήσει μια φανταχτερή γραμματοσειρά ή στοιχείο σχεδίασης στην επιστολή σας που ενδέχεται να μην υποστηρίζεται από τον υπολογιστή του εργοδότη. Αυτός είναι ο λόγος για τον οποίο η αποθήκευση του τελικού εγγράφου σας ως PDF είναι απαραίτητη, καθώς έτσι διατηρεί τα πάντα στη θέση του και διασφαλίζει ότι δεν προκύπτουν ζητήματα μορφοποίησης.

Τούτου λεχθέντος, όμως, η διαφήμιση θέσης εργασίας μπορεί να απαιτεί μόνο έγγραφα του Word - επομένως, βεβαιωθείτε ότι παραδίδετε δημιουργώντας ένα βασικό γράμμα με γενική γραμματοσειρά και απλό σχεδιασμό ως αντίγραφο ασφαλείας.

Έχετε συμβουλές μορφοποίησης επιστολής συνομιλίας που θέλετε να μοιραστείτε μαζί μας; Συμμετάσχετε τη συζήτηση παρακάτω και ενημερώστε μας!

Μην ξεχάσετε να δείτε τον περιεκτικό οδηγό σύνταξης βιογραφικών μας για μερικές άριστες συμβουλές για τη μορφοποίηση και τη σύνταξη του βιογραφικού σημειώματος.

Αφήστε Το Σχόλιό Σας

Please enter your comment!
Please enter your name here