Τι είναι ένα Εγχειρίδιο Εργαζομένων;
Το εγχειρίδιο των εργαζομένων είναι ένα σύνολο οδηγιών και κανονισμών που παρέχονται από τους εργοδότες στους εργαζομένους και το οποίο περιέχει πληροφορίες σχετικά με τις πολιτικές και τις διαδικασίες ανθρώπινου δυναμικού, ώστε να βοηθήσει το προσωπικό να καταλάβει τι αναμένεται από αυτούς.
Σημειώστε ότι παρόλο που η παροχή ενός τέτοιου εγχειριδίου δεν απαιτείται από το νόμο, ο νόμος ορίζει ότι οι εργοδότες πρέπει να παρέχουν στο προσωπικό γραπτή δήλωση των όρων της σύμβασής τους. Ως εκ τούτου, πολλές εταιρείες χρησιμοποιούν εγχειρίδια για το σκοπό αυτό. Η προσθήκη πληροφοριών οργανωτικής κουλτούρας μπορεί επίσης να βοηθήσει να παρακινήσει τους ανθρώπους.
Καθώς αυτός ο τύπος εγγράφου είναι νομικά δεσμευτικός, είναι σημαντικό να διασφαλιστεί ότι συμμορφώνεται με το εργατικό δίκαιο, επομένως βεβαιωθείτε ότι έχει αναθεωρηθεί από νομικό σύμβουλο κάθε φορά που ενημερώνεται ή αλλάζει.
Τι πρέπει να περιλαμβάνει;
Η απόφαση για το τι θα συμπεριληφθεί θα εξαρτηθεί σε μεγάλο βαθμό από τη σχέση μεταξύ εργοδότη και εργαζομένων και την καθιερωμένη κουλτούρα. Εάν είστε ο διευθυντής HR σε μια οργάνωση που εκτιμά την συνεισφορά του προσωπικού, είναι πιθανό ότι θα χρειαστείτε όλα τα πλεονεκτήματα και τα οφέλη που προσφέρει η εταιρεία στο προσωπικό. Εάν, από την άλλη πλευρά, δεν υπάρχουν προνόμια για να μιλήσουμε και η διοίκηση προωθεί ένα αυστηρά επαγγελματικό περιβάλλον εργασίας, τότε απλώς θα περιγράψει τι είναι και τι δεν αναμένεται από τους εργαζόμενους.
Είναι σημαντικό να σημειωθεί ότι ένα εγχειρίδιο του προσωπικού θα πρέπει να είναι κάτι περισσότερο από μια μακρά λίστα των dos και donts. Θυμηθείτε ότι αυτό το εγχειρίδιο είναι γενικά ένα πρώτο σημείο επαφής με νέους υπαλλήλους και ως εκ τούτου αποτελεί μια μεγάλη ευκαιρία για να δημιουργήσετε μια θετική σχέση με την προσθήκη πληροφοριών για τον πολιτισμό που θα τους κάνει ευτυχείς να αποδεχτούν την προσφορά εργασίας.
Εάν πρόκειται με αυτήν την προσέγγιση (όπως θα έπρεπε), υπάρχουν γενικά τρεις βασικοί τομείς που θα πρέπει να αντιμετωπίσει το εγχειρίδιο:
1. Εισαγωγή στον Οργανισμό
Αυτή η ενότητα πρέπει να περιλαμβάνει ένα ευπρόσδεκτο σημείωμα και μια περιγραφή των αξιών και της αποστολής της εταιρείας. Εάν εργάζεστε σε έναν οργανισμό που εκτιμά τα ανοιχτά κανάλια επικοινωνίας και διατηρεί μια πολιτική ανοιχτής πόρτας, σκεφτείτε να έχετε τον διευθύνοντα σύμβουλο να συντάξει την υποδοχή. Είναι επίσης μια καλή ιδέα να συμπεριλάβετε μια ιστορία της εταιρείας για να βοηθήσετε τους ανθρώπους να αισθάνονται μέρος της μεγαλύτερης εικόνας. Επιπλέον, η δήλωση της αποστολής και των αξιών της εταιρείας μπορεί να βοηθήσει όλους να βρεθούν στην ίδια σελίδα, ενώ μπορεί επίσης να καταστήσει την εργασία πιο ουσιαστική για όλους.
Παραδείγματα αυτής της ενότητας
- Καλώς ήλθατε
- Ιστορικό εταιρείας
- Αξίες
- Αποστολή
2. Γενικές πληροφορίες
Οι γενικές πληροφορίες αναφέρονται σε όλα όσα προσφέρει η εταιρεία. Αυτό γενικά θα είναι πολιτικές που δεν απαιτούνται από το νόμο, αλλά οι οποίες υιοθετήθηκαν από την εταιρεία για να συμβάλουν στην ενίσχυση της οργανωτικής νοοτροπίας. Έτσι, οποιεσδήποτε προνόμια και οφέλη, όπως τα ευέλικτα χρονοδιαγράμματα εργασίας ή ακόμη και η απομακρυσμένη εργασία, πηγαίνουν σε αυτό το τμήμα Φυσικά, είναι σημαντικό να μην αναφέρετε μόνο τα πλεονεκτήματα και τα οφέλη της εργασίας, αλλά και να περιγράψετε λεπτομερώς τη διαδικασία που πρέπει να ακολουθήσετε σε κάθε περίπτωση. Αν λοιπόν, για παράδειγμα, προσφέρετε ευέλικτα χρονοδιαγράμματα εργασίας, δώστε πληροφορίες σχετικά με το τι συνεπάγεται (είναι για όλους ή για εργαζομένους με πλήρη απασχόληση; περιορίζεται σε μερικές μέρες κάθε μήνα;).
Παραδείγματα αυτής της ενότητας
- Πολιτική διακοπών και διακοπών
- Πλεονεκτήματα και οφέλη
- Αξιολόγηση υπαλλήλων
3. Εταιρικές πολιτικές
Οι πολιτικές της εταιρείας αναφέρονται στους κανόνες και τους κανονισμούς που πρέπει να ακολουθήσουν όλοι οι εργαζόμενοι. Αυτές είναι εν γένει πολιτικές που απαιτούνται από το νόμο, αλλά μπορούν επίσης να εισαχθούν από την εταιρεία, όπως οι κώδικες ένδυσης, η εκτεταμένη γονική άδεια κλπ. Καθώς αυτή η ενότητα μπορεί να είναι ευάλωτη σε νομικές αξιώσεις, θα πρέπει να συμβουλευτείτε έναν δικηγόρο ή έναν διαχειριστή συμμόρφωσης της εταιρείας σας για να διασφαλιστεί ότι η εταιρεία συμμορφώνεται με όλες τις νομικές απαιτήσεις.
Παραδείγματα αυτής της ενότητας
- Συμπεριφορά υπαλλήλων
- Πληρωμή και προωθήσεις
- Διαδικασίες γραφείου
Συμβουλές
1. Προτεραιότητα στη Νομική Ασφάλεια της Εταιρείας
Το εγχειρίδιο του προσωπικού μπορεί να είναι ένας πολύ καλός τρόπος για να οικοδομήσουμε πίστη και δέσμευση με το προσωπικό. Ωστόσο, τίποτα δεν πρέπει να είναι τόσο σημαντικό όσο η προστασία της εταιρείας από νομικές αξιώσεις. Εάν η εταιρεία θέλει να μηνύσει υπαλλήλους ή κατηγορούν την εταιρεία, δεν πρέπει να υπάρχει αμφιβολία ότι οι πολιτικές που περιγράφονται στο εγχειρίδιο των εργαζομένων μπορούν να προστατεύσουν την εταιρεία.
2. Συμπεριλάβετε μια απαλλαγή από ευθύνη
Πολλές εταιρείες αλλάζουν πολιτικές συχνά. Μερικές φορές συμβαίνει επειδή αυτές οι πολιτικές δεν είναι πλέον αποτελεσματικές και μερικές φορές είναι επειδή η διοίκηση αποφάσισε να αλλάξει μια συγκεκριμένη πολιτική. Όποιοι και αν είναι οι λόγοι για τους οποίους μπορεί να υπάρχει, είναι σημαντικό να διασφαλιστεί ότι υπάρχει δήλωση αποποίησης ευθύνης στο εγχειρίδιο των εργαζομένων που αναφέρει ότι οι πολιτικές και οι κατευθυντήριες γραμμές υπόκεινται σε αλλαγές. Κάθε φορά που εισάγεται μια νέα πολιτική, βεβαιωθείτε ότι θα την μεταβιβάσετε στο προσωπικό, ώστε όλοι να γνωρίζουν τις νέες πολιτικές.
3. Αποφύγετε Jargon
Μπορεί να είναι δελεαστικό να χρησιμοποιείτε νομική φρασεολογία, αλλά δεν υπάρχει πραγματικά ανάγκη για αυτό. Θυμηθείτε ότι αυτό το είδος γλώσσας εισάγει εμπόδια και δημιουργεί ένα περιβάλλον εργασίας που είναι πιο σοβαρό και κρύο. Είναι καλύτερο να χρησιμοποιήσετε μια φιλική σημείωση καθώς βοηθά το προσωπικό να αισθάνεται πιο άνετα.
4. Συμβουλευτείτε τα συνδικάτα και τους συμβούλους
Δεδομένου ότι τα δικαιώματα των εργαζομένων είναι ένα ευαίσθητο ζήτημα, αν αναγνωρίζετε συνδικαλιστική οργάνωση ή εάν έχετε εκπροσώπους των εργαζομένων, θα πρέπει να συμβουλευτείτε αυτά πριν ξεκινήσετε τη σύνταξη του εγχειριδίου των εργαζομένων ή πριν κάνετε σημαντικές αλλαγές ή ενημερώσεις.
5. Βεβαιωθείτε ότι το εγχειρίδιο αντικατοπτρίζει τη μάρκα του εργοδότη
Το branding του εργοδότη είναι βασικός παράγοντας στην απόκτηση και διατήρηση του ταλέντου και, ως εκ τούτου, πρέπει να αντικατοπτρίζεται σε όλες τις πολιτικές και τις κατευθυντήριες γραμμές του οργανισμού. Μπορεί να είναι δελεαστικό να εκδίδετε απλά ένα εγχειρίδιο με τα πάντα που ένας υπάλληλος αναμένεται να κάνει και να μην κάνει, αλλά αν προσπαθείτε να μαρκάρετε τον οργανισμό ως εταιρεία «όλων των γνωστικών θεμάτων», τότε το εγχειρίδιο πρέπει να αντανακλά αυτή τη στάση.
Παραδείγματα Εγχειριδίου Εργαζομένων
Πολλές εταιρείες θεωρούν το εγχειρίδιο ως ένα ανοιχτό κανάλι επικοινωνίας μεταξύ διοίκησης και προσωπικού και αξιοποιούν στο έπακρο αυτό με την επιβολή μοναδικών μεθόδων. Μερικά από τα καλύτερα παραδείγματα εγχειριδίων των εργαζομένων περιλαμβάνουν εγχειρίδια που είναι εμπνευσμένα και ενδιαφέροντα, ενώ παράλληλα προωθούν το πνεύμα των επιχειρήσεων.
Ρίξτε μια ματιά σε αυτά τα παραδείγματα:
- Βαλβίδα: Το εγχειρίδιο της βαλβίδας ξεκινάει με αυτή τη φράση «Μια ατρόμητη περιπέτεια που ξέρει τι να κάνει όταν κανείς δεν σου λέει τι να κάνεις», που θέτει τον τόνο για το υπόλοιπο εγχειρίδιο. Περιεχόμενα περιλαμβάνουν κεφάλαια που διαμορφώνονται ως ερωτήσεις των εργαζομένων, γεγονός που καθιστά το εγχειρίδιο ενδιαφέρον και εύκολο στην πλοήγηση.
- Netflix: Όταν η Netflix αποφάσισε να μοιραστεί το εγχειρίδιο / παρουσίαση των εργαζομένων με τον κόσμο, έγινε ιογενής. Κυρίως επειδή έστρεψε την εταιρεία σε μια θέση όπου όλοι ήθελαν να εργαστούν - και με έμφαση στις αξίες της εταιρείας όπως η ελευθερία και η ευελιξία, ποιος δεν θα μπορούσε;
- Nordstrom: Έχει υπάρξει μια συνεχής συζήτηση για χρόνια αν το διαβόητο εγχειρίδιο ενός σελίδας του Nordstrom είναι πραγματικό ή όχι. Αλλά είτε πλήρης είτε όχι, είναι προφανές ότι η επαναστατική προσέγγιση της Nordstorm στην ικανοποίηση των πελατών μεταφράζεται στην προσέγγιση του προσωπικού τους.
Πρότυπα εγχειριδίου για τους εργαζόμενους
Αν δεν έχετε δημιουργήσει ποτέ εγχειρίδιο εργαζόμενου πριν ή αν χρειάζεστε απλώς λίγη βοήθεια για τη σύνταξη διαφόρων τμημάτων του εγχειριδίου, ίσως θελήσετε να ρίξετε μια ματιά στα πρότυπα που ακολουθούν. Λάβετε υπόψη ότι δεν πρέπει να υπάρχει αντιγραφή και επικόλληση στη δημιουργία ενός εγχειριδίου προσωπικού, καθώς αυτό θα μπορούσε να κάνει την οργάνωση ευάλωτη σε νομικές κατηγορίες. Ωστόσο, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε τα πρότυπα παρακάτω ως οδηγούς.
- Εγχειρίδιο μοντέλου για μικρές επιχειρήσεις
- Employing People: Ένα εγχειρίδιο για τις μικρές επιχειρήσεις
- Δείγμα Εγχειριδίου Εργαζομένων
Το εγχειρίδιο των εργαζομένων πρέπει πάντα να είναι η διατύπωση των αξιών μιας επιχείρησης. Η διασφάλιση ότι προάγει τη θετική οργανωτική νοοτροπία και προστατεύει την εταιρεία από νομικές αξιώσεις μπορεί να βοηθήσει σε μεγάλο βαθμό στην οργάνωση της παρουσίας της.
Τι θα λέγατε ότι είναι το πιο δύσκολο κομμάτι για την παραγωγή ενός εγχειριδίου των εργαζομένων; Ενημερώστε μας στο παρακάτω τμήμα σχολίων!
