Φυσικά, αυτό σημαίνει ότι είναι απαραίτητο να έχετε πολλές χορδές στο τόξο σας, με κάθε μέλος της ομάδας σας να σας περιμένει να καταλάβετε τις δικές σας ανησυχίες και ικανότητες - όλοι ενώ ζυγίζετε μια ολόκληρη σειρά εξωτερικών παραγόντων, όπως οι περιορισμοί κόστους και χρόνου. Ως εκ τούτου, είναι σημαντικό να είστε προετοιμασμένοι.
Για όσους έχουν τα βλέμματά τους σε έναν ρόλο διαχείρισης έργου, έχουμε συντάξει μια λίστα με τα βασικά χαρακτηριστικά που θα χρειαστεί να σας δούμε σε κάθε στάδιο της διαδικασίας. Διαβάστε παρακάτω για να δείτε αν έχετε αυτό που χρειάζεται ...
1. Ηγεσία
Παρόλο που μπορεί να φανεί ορατή, ένας αποτελεσματικός διαχειριστής έργου πρέπει να είναι ένας ισχυρός ηγέτης. αυτό σημαίνει επίσης να είναι σε θέση να διαφοροποιήσει μεταξύ των δύο.
Η κατανόηση των χρονοδιαγραμμάτων, η κατανόηση των συμβατικών αποχρώσεων και η ανάθεση καθηκόντων είναι όλα τα καθήκοντα διαχείρισης σχολικών βιβλίων που μπορούν να διδαχθούν και να αναπτυχθούν, αλλά τα κίνητρα των μελών της ομάδας να προωθήσουν τις προθεσμίες, όταν είναι πολύ πριν από τις 5 η ώρα απαιτεί κάτι άλλο: ηγεσία.
Η διαχείριση του έργου δεν αφορά μόνο την κατανομή και οργάνωση ποσοτικοποιήσιμων πόρων. πρόκειται επίσης για την οικοδόμηση σχέσεων με τους ανθρώπους και την κατανόηση του τρόπου απόκτησης του καλύτερου από αυτούς. Σίγουρα, είστε υπεύθυνοι για να δείτε ένα έργο μέχρι την ολοκλήρωσή του, αλλά ο μόνος τρόπος που θα το πετύχετε είναι να οδηγήσετε την ομάδα σας.
2. Επικοινωνία
Η ικανότητά σας να επικοινωνείτε αποτελεσματικά είναι μια βασική απαλή δεξιότητα για κάθε υπάλληλο, αλλά όχι περισσότερο από έναν διαχειριστή του έργου. Ολόκληρη η λειτουργία σας θα ζήσει ή θα πεθάνει από την ικανότητά σας να μεταφέρετε σαφώς τις οδηγίες σας στην ομάδα σας, καθώς και την ικανότητά σας να ακούτε τα θέματα που μπορεί να έχουν.
Θα χρειαστεί επίσης να επικοινωνήσετε με όλους τους άλλους που σχετίζονται με το έργο, όπως πωλητές, εργολάβοι, ενδιαφερόμενα μέρη και, φυσικά, πελάτες. Αυτό μπορεί να απαιτεί προσαρμογή του στυλ ή της προσέγγισης σας όπως είναι απαραίτητο, ώστε να επικεντρωθείτε στη γνώση πώς να καλλιεργήσετε αυτές τις σχέσεις.
Βεβαιωθείτε ότι χρησιμοποιείτε τα διάφορα εργαλεία επικοινωνίας που είναι διαθέσιμα σε εσάς. υπάρχουν πολλά συστήματα λογισμικού διαχείρισης έργων που έχουν σχεδιαστεί για να κάνουν τη ζωή σας ευκολότερη. Από την αρχή μέχρι το τέλος, ένα έργο είναι ένας συνεχής κύκλος διδασκαλίας, ανάθεσης και ανατροφοδότησης, επομένως, είτε μέσω της συνεργασίας με βάση το σύννεφο είτε μέσω συσκέψεων ενός προς ένα, βεβαιωθείτε ότι είναι αποτελεσματικό.
3. Διαπραγμάτευση
Η διαπραγμάτευση δεν αφορά μόνο τον ανταγωνισμό με τους πωλητές για καλύτερη τιμή ή με πελάτες / ανώτερα στελέχη για να λάβουν παράταση σε συγκεκριμένη προθεσμία. η διαπραγμάτευση αφορά επίσης τη διαχείριση συγκρούσεων όταν και όπως προκύπτουν, συχνά μεταξύ δύο κομμάτων που είναι και τα δύο ζωτικής σημασίας για την επιτυχία του έργου.
Κρατώντας ταυτόχρονα όλους ευτυχείς απαιτεί πολύ τακτικές και διπλωματία, ειδικά όταν τα πράγματα αρχίζουν να γίνονται πολιτικά. Η κατοχή ενός συμβιβασμού και η δημιουργία ενός μεσαίου εδάφους είναι μια πολύτιμη ικανότητα από μόνη της και επανέρχεται σε αυτή την ικανότητα να οικοδομήσουμε και να διατηρήσουμε σχέσεις με τους ανθρώπους.
Η γνώση του πώς μπορεί να επιτευχθεί ισορροπία μεταξύ της προόδου του έργου και των αναγκών όλων των εμπλεκομένων είναι ένα συγκεκριμένο χαρακτηριστικό ενός καλού διαχειριστή έργου. γνωρίζοντας πώς να το κάνουμε έτσι ώστε όλοι να αισθάνονται ότι έχουν κερδίσει είναι το σημάδι μιας μεγάλης.
4. Διαχείριση κινδύνων
Η διαχείριση κινδύνων είναι μια άλλη ευαίσθητη πράξη εξισορρόπησης που θα εμπίπτει στην αρμοδιότητά σας, ειδικά όταν κάτι αναπόφευκτα πηγαίνει στραβά και η ανώτερη διοίκηση σας βάζει στα όπλα. Η προετοιμασία για αυτά τα ενδεχόμενα είναι ένα σημαντικό μέρος της διαχείρισης του έργου, καθώς και ο εντοπισμός πρακτικών λύσεων σε περίπτωση που συμβεί το χειρότερο.
Στην πραγματικότητα, όμως, το μυστικό της αποτελεσματικής διαχείρισης κινδύνων είναι ουσιαστικά εμπειρία. Αν δεν είναι το πρώτο σας ροντέο, πιθανότατα θα έχετε δει όλα τα προηγούμενα και θα εντοπίσετε τα πιθανά προβλήματα που μπορεί να προκύψουν. δυστυχώς, δεν υπάρχει κανένας τρόπος να μετριαστεί αυτό εκτός από την απλή μάθηση στη δουλειά.
Η οποία απεικονίζει το βασικό σημείο: η διαχείριση των κινδύνων αφορά την ευελιξία και την ταχεία προσαρμογή σε κάθε μετατόπιση των συνθηκών. Μπορείτε να βάλετε αμέτρητες προειδοποιήσεις και σχέδια σε ισχύ, αλλά πάντα θα είστε ύποπτοι σε απρόβλεπτους παράγοντες, ανεξάρτητα από το αν είναι το πρώτο σας έργο ή αν είναι το 20ο σας. Χρησιμοποιήστε τις υπάρχουσες γνώσεις σας, αλλά πάντα να είστε έτοιμοι να προσαρμόσετε.
5. Οργάνωση
Όταν είστε υπεύθυνοι για ένα ευρύ φάσμα νομισματικών, τεχνικών και ανθρωποκεντρικών πόρων, είναι σε θέση να τα κανονίσετε ανάλογα - και να παρακολουθείτε όλα αυτά - είναι εξαιρετικά σημαντικό. Ως εκ τούτου, οι οργανωτικές δεξιότητες είναι καθοριστικής σημασίας.
Ως επιβλέπων, δεν χρειάζεται να βρίσκεστε στην κορυφή κάθε λεπτομέρειας - κανένας δεν θέλει να είναι μικροεπιχειρηματίας - τελικά, αλλά πρέπει να ξέρετε ότι κάθε πόρος χρησιμοποιείται αποτελεσματικά ανά πάσα στιγμή για να μεγιστοποιηθεί η παραγωγή. Οι εργαζόμενοι θα ανταποκριθούν πάντα όταν τους δοθούν ορισμένοι ρόλοι με σαφή τελικό στόχο.
Η οργάνωση ισχύει και για τον εαυτό σας. Εάν δεν μπορείτε να διαχειριστείτε το δικό σας πρόγραμμα αποτελεσματικά, τότε δεν υπάρχει καμία ελπίδα για την υπόλοιπη ομάδα. Γνωρίστε πού πρέπει να είστε και πότε, καθώς και να καταλάβετε πού είναι πιθανό να χρειαστείτε.
6. Business Acumen
Η διαχείριση του έργου προϋποθέτει την ανάληψη ευθύνης για πολλά πράγματα. για την πλειονότητα των ενδιαφερομένων, το πιο σημαντικό από αυτά θα είναι αναμφισβήτητα ο προϋπολογισμός.
Εκτός αν είστε αρκετά τυχεροί για να λάβετε το carte blanche από τον οργανισμό στον οποίο εργάζεστε, αυτό είναι όπου θα χρειαστεί να κάνετε δύσκολες αποφάσεις. Σε αντίθεση με τους ανθρώπους, τα χρήματα δεν είναι ευέλικτα - γνωρίζοντας πού να δώσετε προτεραιότητα και να διαθέσετε τη χρηματοδότησή σας απαιτεί μια ισχυρή αίσθηση επιχειρηματικής τεχνογνωσίας, καθώς πιθανότατα θα χρειαστείτε κάθε δεκάρα.
Το κλειδί είναι να παραμείνουμε στην κορυφή των οικονομικών του έργου και να σταθμίσουμε κάθε απόφαση κατά των δημοσιονομικών επιπτώσεων. Μπορεί να μην απολαμβάνετε την είσοδο στο εσωτερικό σας Scrooge κάθε φορά που η ομάδα σας ζητά έναν πρόσθετο πόρο, αλλά εάν δεν το κάνετε, τότε το κόστος του έργου - και η πίστη του χορηγού στις ικανότητές σας - θα εξατμιστούν.
7. Ειδικότητα Θέματος
Αν και η πλειοψηφία των δεξιοτήτων σε αυτόν τον κατάλογο είναι μεταβιβάσιμες, είναι επίσης μια αδιαμφισβήτητη αλήθεια ότι η διαχείριση του έργου είναι πολύ δύσκολη εκτός αν έχετε γνώση και συνειδητοποίηση της επιχείρησης και της βιομηχανίας στην οποία βρίσκεστε, ειδικά το πιο τεχνικό έργο που κάνει η ομάδα σας .
Φυσικά, αυτό δεν σημαίνει ότι πρέπει να γνωρίζετε κάθε ξεχωριστή απόχρωση. Αλλά η κατανόηση των πλατφορμών και των συστημάτων που χρησιμοποιούν θα σας δώσει μια πολύ καλύτερη ιδέα για το τι μπορεί και δεν μπορεί να επιτευχθεί, καθώς και να σας επιτρέψει να επικοινωνήσετε πιο αποτελεσματικά όχι μόνο με την ομάδα, αλλά και με τους πελάτες και τους ενδιαφερόμενους.
Το σημαντικό είναι να μάθεις . Αν προσπαθήσετε να σκοντάψετε μέσα από ένα έργο χωρίς καμία πραγματική ιδέα για τις δυνατότητες της δικής σας ομάδας, τότε είναι απίθανο να είστε επιτυχείς. Κατά τη διάρκεια των σταδίων έναρξης και προγραμματισμού, εάν παρουσιάσετε περιοχές που δεν είναι εξοικειωμένες με εσάς, αφιερώστε χρόνο για να ερευνήσετε και να καταλάβετε όσο μπορείτε. Όσο περισσότερο γνωρίζετε, τόσο περισσότερο η ομάδα και οι πελάτες σας θα σας εκτιμήσουν.
8. Υπομονή
Ως υπεύθυνος έργου, η υπομονή είναι πράγματι μια αρετή. Θα είστε στο σταθερό έλεος του νόμου του Murphy, οπότε αν κάτι μπορεί να πάει στραβά, τότε σίγουρα θα το κάνει. Όντας σε θέση να πάρει μια βαθιά αναπνοή και ένα βήμα πίσω για να επανεξετάσει την κατάσταση (ενώ αντιστέκονται στην ανάγκη να ρίξει το laptop σας έξω από το παράθυρο και να μεταναστεύσουν στα Φίτζι) θα σας εξυπηρετήσει αναμφίβολα καλά.
Σε ένα παρόμοιο θέμα, μια καλή αίσθηση του χιούμορ θα βοηθήσει επίσης. Όταν η ομάδα σας εργάζεται για τις προθεσμίες, υπάρχει πάντα η δυνατότητα για τριβή. το χιούμορ θα διευκολύνει τις εντάσεις και θα αποδείξει ότι δεν είστε υπερβολικοί από τη διαδικασία. Ως ηγέτης, είναι στο χέρι σας να ρυθμίσετε τον τόνο και την κουλτούρα του χώρου εργασίας - μόνο και μόνο επειδή όλοι εργάζεστε σκληρά, δεν σημαίνει ότι το περιβάλλον πρέπει να πνιγεί.
Φυσικά, αυτά είναι μόνο τα κορυφαία παραδείγματα της ευρείας και ποικίλης ικανότητας που ένας επιτυχημένος διευθυντής του έργου αναμφίβολα χρειάζεται. Αλλά αποτελούν επίσης ένα πολύ ισχυρό θεμέλιο. Εάν σημειώσετε όλα αυτά τα κουτάκια, τότε θα πρέπει να εξετάσετε σοβαρά το ενδεχόμενο να προωθήσετε το επόμενο έργο που περνάει από την πόρτα του τμήματος σας.
Ποιες άλλες δεξιότητες καθιστούν επιτυχημένο διαχειριστή έργου; Ενημερώστε μας στα σχόλια παρακάτω…
