Αυτό που ίσως δεν έχετε συνειδητοποιήσει είναι πόσο αναβλητικότητα επηρεάζει την καθημερινότητά μας, με μια μελέτη του 2015 που αποκαλύπτει ότι οι Βρετανοί ξοδεύουν τέσσερις ώρες την ημέρα αναστέλλοντας τα καθήκοντα που πρέπει να γίνουν.
Αυτή η τάση να αναβάλλουμε μέχρι αύριο τι μπορούμε να κάνουμε σήμερα μας ακολουθεί από το σπίτι στις δουλειές μας, περιορίζοντας την παραγωγικότητα και τις δυνατότητές μας για πρόοδο. Η έλλειψη κινήτρων και οι επικείμενες προθεσμίες μας προκαλούν επίσης άγχος στην εργασία και μπορούμε να καταλήξουμε να μισούμε αυτό που κάποτε θεωρούσαμε ότι ήταν η δουλειά των ονείρων μας.
Λοιπόν, πώς θα κατακτήσει αυτό το σημαντικό θέμα που σπαταλά πολύ χρόνο και μας εμποδίζει να πετύχουμε; Θα χρειαστούν κάποια διανοητικά κόλπα, προετοιμασία και ακόμη και μια δωροδοκία, αλλά εδώ είναι 10 τρόποι να σταματήσετε την αναβολή κατά την εργασία.
1. Προγραμματίστε την εβδομάδα εργασίας σας εκ των προτέρων
Η χαρτογράφηση καθηκόντων για την επόμενη εβδομάδα είναι ένας εξαιρετικός τρόπος για οποιονδήποτε να είναι πιο αποτελεσματικός στην εργασία, αλλά είναι ιδιαίτερα χρήσιμο αν συχνά βρίσκεστε συγκλονισμένοι από τον όγκο εργασίας και δεν είστε βέβαιοι πώς να ξεκινήσετε. Μη γνωρίζοντας ποιο καθήκον να αντιμετωπίσετε πρώτα οδηγεί σε αναποφασιστικότητα και αναβλητικότητα και, εν τω μεταξύ, τα εισερχόμενά σας συμπληρώνουν ακόμη περισσότερο.
Πάρτε το χρόνο τη Δευτέρα το πρωί, ή ακόμα και το βράδυ της Κυριακής στο σπίτι, για να αξιολογήσετε τα επερχόμενα έργα και τα καθημερινά καθήκοντα που παρακολουθείτε κάθε εβδομάδα. Εκτιμήστε πόσο χρόνο θα λάβει κάθε έργο για να ολοκληρωθεί, ποιες είναι πιο ευαίσθητες στο χρόνο και ποια έκθεση απαιτεί εισροή από έναν προϊστάμενο που δεν θα είναι μέχρι την Τετάρτη. Προσπαθήστε να κατανείμετε τα καθήκοντα ομαλά όλη την εβδομάδα. Οργανώστε με μια εφαρμογή ημερολογίου ή σημειώστε το προβλεπόμενο χρονοδιάγραμμά σας στον ημερήσιο προγραμματιστή σας.
Τώρα, όταν κάθεστε στο γραφείο σας κάθε πρωί, έχετε ήδη μια κατανοητή λίστα που μπορείτε να καταλάβετε. Αυτό μειώνει το στρες και σας βοηθά να ξεκινήσετε αμέσως.
2. Αντιπροσωπεία
Μερικές φορές θα συνειδητοποιήσετε κατά τον προγραμματισμό ότι υπάρχει πραγματικά πάρα πολλή δουλειά για ένα άτομο να κάνει. Οι αναχαιτιστές είναι συχνά τελειομανείς και αυτό μερικές φορές σημαίνει ότι αναλαμβάνουμε πάρα πολλές ευθύνες επειδή νομίζετε ότι κανείς άλλος δεν μπορεί να κάνει τη δουλειά σωστά. Ο συνεχώς αυξανόμενος φόρτος εργασίας προκαλεί τα συντριπτικά συναισθήματα, που οδηγούν σε περισσότερη αναβλητικότητα και πρέπει να βάζουμε επιπλέον ώρες μόνο για να κάνουμε τα πάντα.
Μια εβδομάδα υπερωριών γεμισμένη με άγχος συνδυάζει την ισορροπία εργασίας-ζωής σας και μπορεί να ξεκινήσει έναν φαύλο κύκλο αναβλητικότητας και αίσθημα υπερβολικής εργασίας. Μάθετε να αφήνετε μερικές εργασίες να μεταβαίνουν σε ασκούμενους, μερικής απασχόλησης και ακόμη και σε έναν συνάδελφο που δεν έχει τραβήξει το βάρος τους. Αποδεχθείτε ότι δεν μπορείτε να ελέγξετε τα πάντα και να παραμείνετε στον εαυτό σας με την ιδέα ότι ένα μικρότερο φόρτο εργασίας σημαίνει ότι μπορείτε να αφιερώσετε περισσότερο χρόνο και φροντίδα σε κάθε εργασία.
3. Εξαλείψτε τις αποσταθεροποιήσεις
Οι αργοπορητές αγαπούν τις περισπασμούς. Ένας «γρήγορος έλεγχος» των κοινωνικών μέσων μαζικής ενημέρωσης, συγκεντρώνοντας γύρω από την μηχανή του καφέ για κουτσομπολιά για τον Bob στο HR παίρνοντας πυροβόλησε, περνώντας από σελίδες εργασίας ή προσωπικά μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου - τίποτα για να αναβάλει την εισαγωγή αριθμών προϋπολογισμού για το μήνα.
Ο καθένας χρειάζεται λίγη αναπνοή κατά τη διάρκεια της αλέσεως της εργάσιμης ημέρας, αλλά αυτό είναι ένα πρόβλημα όταν αυτή η ματιά στο Twitter σας οδηγήσει σε μια τρύπα 25 λεπτών κουνελιού διαβάζοντας και τα 825 θυμωμένα σχόλια σε ένα προωθημένο τιτίβισμα.
Δεδομένου ότι δεν μπορείτε να βασιστείτε στον αυτοέλεγχο, ο καλύτερος τρόπος να νικήσετε την αναβλητικότητα είναι να ξεφορτωθείτε όσο το δυνατόν περισσότερες περισπασμούς στο χώρο εργασίας σας. Βάλτε το κινητό σας σε σιωπηλή, στείλτε τις κλήσεις εργασίας σας στο φωνητικό ταχυδρομείο και απενεργοποιήστε τις τοποθεσίες κοινωνικών μέσων στον υπολογιστή σας.
Αν χρειάζεται να εστιάσετε σε μια μόνο εργασία που είναι ευαίσθητη στο χρόνο, κλείστε τις υπόλοιπες 125 μη σχετικές καρτέλες στην οθόνη. Χρησιμοποιήστε ακουστικά ακύρωσης θορύβου εάν έχετε τη δυνατότητα να δουλέψετε ή να κλείσετε την πόρτα του γραφείου σας εάν είστε αρκετά τυχεροί για να έχετε ένα.
Η εργασία σε ένα πολυάσχολο γραφείο μπορεί να σημαίνει ότι δεν μπορείτε να αποκλείσετε όλες τις πιθανές περισπασμούς, αλλά όσο περισσότερο περιορίζετε αυτούς τους πιθανούς χρονομεταβλητές, τόσο καλύτερα θα είστε σε θέση να αποφύγετε την αναβλητικότητα και να κάνετε τη δουλειά σας.
4. Δώστε τους εαυτούς σας πιο σύντομες προθεσμίες
Οι περισσότεροι συνηθισμένοι αναστολείς θα έχουν μια αγαπημένη ιστορία σχετικά με το ξυρίσματος κοντά σε μια προθεσμία, όπως το συρόμενο παιδικό φωτισμένο χαρτί γραμμένο σε πραγματικό μολύβι κάτω από την πόρτα γραφείου του καθηγητή τα μεσάνυχτα της ημερομηνίας λήξης και εξακολουθεί να παίρνει ένα καλό βαθμό.
Εκείνοι που χρονοτριβούν έχουν πρόβλημα με κίνητρα και να τους δώσουν τρεις μήνες για να κάνουν μια αποστολή μπορεί να τους προκαλέσουν περισσότερες δυσκολίες από το να τους ζητήσουν να κάνουν κάτι αύριο - ειδικά αν έχουν κάνει κάποια από τις καλύτερες δουλειές τους όταν αντιμετωπίζουν μια κρίσιμη προθεσμία.
Αν αυτό ακούγεται σαν εσένα, θα πρέπει να ορίσετε τις δικές σας προθεσμίες. Αν χρειάζεστε να κλείσετε όλα τα δωμάτια του ξενοδοχείου για μια εμπορική έκθεση μέχρι το τέλος του μήνα, δώστε στον εαυτό σας προθεσμία μέσα στο μήνα. Σημειώστε το στο ημερολόγιό σας και ορίστε υπενθυμίσεις. Αυτό θα εμποδίσει το εμπορικό σήμα του procrastinator να υπονομεύει αυτόματα τον εαυτό του «Έχω αρκετό χρόνο». Δώστε στον εαυτό σας συγκεκριμένους στόχους και συντομότερες ημερομηνίες λήξης, και θα μείνετε συγκεντρωμένοι και πιο παραγωγικοί στην εργασία.
5. Προτεραιότητα
Η μάθηση για τον καθορισμό προτεραιοτήτων είναι μια ικανότητα διαχείρισης χρόνου που κάθε μάνατζερ πρέπει να καταλάβει και δεν είναι μόνο η οργάνωση των εργασιών εντός της προθεσμίας. Πολλοί εργαζόμενοι χρονοτριβούν λόγω ενός δυσάρεστου έργου που δεν θέλουν να αντιμετωπίσουν, είτε πρόκειται για έναν πολεμοχαρή πελάτη, είτε για μια σύνθετη έκθεση είτε για κάτι που αισθάνεστε ότι είναι άσκοπη πολυάσχολη εργασία.
Αποφεύγοντας αυτές τις εργασίες μπορεί να ξεκινήσει μια σειρά από αναβλητικότητα, εμποδίζοντας σας να κάνετε ακόμη και τα απλά τμήματα της δουλειάς σας, διότι είστε απασχολημένοι με το έργο που δεν κάνετε. Όταν είναι δυνατόν, να κάνετε αυτά τα επίπονα έργα προτεραιότητα σε κάθε λίστα. Το να τους απομακρύνετε από το δρόμο σας ανακουφίζει από ένα τεράστιο φορτίο και σας διευκολύνει να πετάξετε στο υπόλοιπο της ημέρας.
6. Διάλυση ενός έργου σε μικρότερες εργασίες
Ο καλύτερος τρόπος για να αποφύγετε την αναβλητικότητα είναι να βρείτε τον ευκολότερο τρόπο για να ξεκινήσετε ένα έργο. Ο προγραμματισμός της ημέρας σας με την πάροδο του χρόνου και η ιεράρχηση του φόρτου εργασίας σας είναι τρόποι να σπάσετε τις εβδομάδες σας και μετά τις ημέρες σε πιο εύχρηστα τμήματα. Αλλά αν εξακολουθείτε να χρονοτριβείτε για την αντιμετώπιση της δουλειάς σας, θα πρέπει να σπάσετε ακόμα περισσότερο αυτά τα καθήκοντα.
Πείτε το αφεντικό σας που θέλει να παραγγείλετε εταιρικά μπλουζάκια για το τμήμα σας για την επόμενη εκδήλωση. Σκεφτείτε τα βήματα που θα πάρετε για να το κάνετε αυτό.
- Ελέγξτε τον προϋπολογισμό σας για να δείτε πόσα μπορείτε να ξοδέψετε σε πουκάμισα.
- Συζητήστε με τους συνηθισμένους προμηθευτές σας και μάθετε τις επιλογές των μπλουζών, το κόστος και την ημερομηνία παράδοσης.
- Δημοσκόπηση του προσωπικού σχετικά με το προτιμώμενο μέγεθος και το σχεδιασμό.
- Κάντε την τελική απόφαση και διατάξτε τα πουκάμισα.
Σπάστε μια μόνο εργασία κάτω σε βήματα, και γίνεται πιο διαχειρίσιμο. Το πρώτο βήμα δεν πρέπει να διαρκέσει πάρα πολύ, και μόλις το ολοκληρώσετε, έχετε κάνει ήδη το 25% με αυτό το έργο.
Ο επιχειρηματίας και ο συγγραφέας James Clear προτείνει την εφαρμογή του "κανόνα δύο λεπτών" σε εργασίες που βρίσκετε εξαιρετικά δύσκολες να ξεκινήσετε. Εάν πρέπει να αναθεωρήσετε μια αναφορά 25 σελίδων, για παράδειγμα, ορίστε τον μικρό στόχο να διαβάσετε μια σελίδα. Το μυαλό σας δέχεται την ανάγνωση δύο λεπτών ως εύκολη εργασία και δεν θα ξεκινήσει σε λειτουργία αναβολής. Μόλις διαβάσετε αυτή την πρώτη σελίδα, ωστόσο, πιθανότατα θα διαβάσετε περισσότερα. Είναι απλά ένα τέχνασμα για να ξεκινήσετε.
7. Εγγραφή βοήθειας
Εάν θέλετε να σταματήσετε να χρονοτριβείτε στην εργασία, ίσως χρειαστεί να ζητήσετε βοήθεια από άλλους. Καθίστε μαζί με έναν ή περισσότερους συναδέλφους σας και ζητήστε τους να σκεφτούν μαζί σας για ένα ιδιαίτερα δύσκολο έργο. Η συνεισφορά τους μπορεί να σας δώσει το κίνητρο για να ξεκινήσετε το έργο και οι συνεργάτες σας μπορεί να έχουν λύσεις για να βοηθήσουν να ξεπεραστούν αυτά που φαινόταν σαν ανυπέρβλητα προβλήματα.
Ζητώντας βοήθεια σε μια εργασία είναι ένας πολύ καλός τρόπος για να νικήσετε την αναβλητικότητα προτού ξεκινήσει, αλλά η προσέλκυση άλλων ατόμων στη διαδικασία είναι επίσης χρήσιμη για τη δημιουργία λογοδοσίας. Μόλις λάβετε τη συμβουλή τους, θα κάνουν check-in μαζί σας για να δουν πώς πηγαίνει. Θα είσαι πιο εμπνευσμένος για να δείξεις πρόοδο αν οι άλλοι βασίζονται σε σένα.
Μπορείτε επίσης να αντλήσετε από εξωτερικές πηγές εάν το κάνετε καλύτερα με την ευθύνη, ειδικά αν είστε ελεύθεροι ή τηλεμεταφέρεις και συχνά εργάζεστε μόνοι σας. Ένας φίλος ή μέλος της οικογένειας μπορεί να επικοινωνήσει μαζί σας τακτικά, προσφέροντας τόσο υποστήριξη όσο και απαλή ώθηση για να παραμείνει σε καλό δρόμο και να αποφύγει την αναβολή.
8. Αλλάξτε το περιβάλλον σας
Η εργασία από το σπίτι προσφέρει μια διαφορετική σειρά περισπασμούς που μπορεί εύκολα να οδηγήσει σε αναβλητικότητα. Υπάρχει η ευκολία του binge-watching Netflix, το ενοχλητικό σωρό των πλυντηρίων και ένα άνετο κρεβάτι κοντά για να πάρει έναν υπνάκο.
Μερικές φορές ο μόνος τρόπος για να αποφύγετε την αναβολή είναι να πάρετε την εργασία σας στην τοπική βιβλιοθήκη ή ακόμα και σε ένα καφέ. Μια αλλαγή της σκηνής μπορεί να σας βοηθήσει να εστιάσετε και μπορεί μερικές φορές να εμπνεύσει νέες ιδέες.
Μπορεί να είναι πιο δύσκολο να αλλάξετε το περιβάλλον σας σε μια παραδοσιακή εργασία γραφείου, αλλά ακόμη και μια βραχυπρόθεσμη μετατόπιση της θέσης μπορεί να συμβάλει στην τόνωση της δημιουργικότητάς σας. Πάτα σε μια άδειο αίθουσα συνεδριάσεων για να δουλέψεις για μερικές ώρες. Κάντε μια βόλτα γύρω από το κτίριο για κάποια άσκηση και καθαρό αέρα.
Η διάσπαση της μονοτονίας του περιβάλλοντος σας με οποιονδήποτε τρόπο μπορεί να σας βοηθήσει να αισθανθείτε λιγότερο βαρεθεί και να επιρρεπείς σε περισπασμούς και αναβλητικότητα.
9. Εγκαταστήστε ένα σύστημα ανταμοιβής
Όπως και το παιδί που παίρνει ένα μπισκότο για να συμπεριφέρεται στο μπακάλικο, μπορείτε να ανταμείψετε τη δική σας συμπεριφορά ως κίνητρο για να ολοκληρώσετε την εργασία σας. Ακόμα και κάτι μικρό, σαν να κάνετε ένα διάλειμμα για να πάρετε ένα σνακ από το μηχάνημα αυτόματης πώλησης, μπορεί να σας βοηθήσει να σας παρακινήσει να ολοκληρώσετε μια εργασία και όχι να χρονοτριβήσετε.
Κρατήστε τα οφέλη ανάλογα. Η ανάγνωση αυτής της πρώτης σελίδας μιας έκθεσης δεν θα πρέπει να δικαιολογεί ένα δίωρο γεύμα σε ένα steakhouse.
Η ανταμοιβή δεν πρέπει να είναι κάτι απτό. Φανταστείτε την ανακούφιση από το άγχος και την αυτοπεποίθηση μόλις τελειώσετε με ένα δύσκολο έργο εργασίας. Συχνά, απλώς απεικονίζετε πόσο θα αισθανθείτε πολύ αφού ολοκληρώσετε μια δαπανηρή εργασία μπορεί να σας βοηθήσει να αποφύγετε την αναβλητικότητα.
10. Μην είσαι τόσο σκληρός για τον εαυτό σου
Ένας συνδυασμός τελειοποίησης και φόβου αποτυχίας μπορεί να παρασύρει μερικούς ανθρώπους με ατελείωτη αναβλητικότητα. Εάν δεν ολοκληρώσετε ποτέ αυτό το βιβλίο ή κάνετε την πρόταση στους εταίρους, δεν θα αποτύχετε. Δυστυχώς, η προσπάθεια δεν σημαίνει επίσης ότι δεν θα πετύχετε και η απόσπαση της απαιτούμενης εργασίας μπορεί να σας απολύσει.
Αυτό μπορεί να είναι ένα δύσκολο μάθημα, ειδικά για τους δημιουργούς και τους εργάτες που βασίζονται σε προμήθειες, αλλά προσπαθήστε να μην βάλετε ολόκληρη την αξία σας για την επιτυχία σας στην εργασία. Υπάρχουν περισσότερα για εσάς από τη δουλειά σας και είναι σημαντικό να θυμάστε ότι ένα λάθος σε μια αναφορά ή μια παρουσίαση που επικρίνεται από το αφεντικό σας δεν είναι το τέλος του κόσμου.
Μπορείτε να προσπαθήσετε να πετύχετε καλά χωρίς να ασκήσετε μη ρεαλιστική πίεση στον εαυτό σας. Η χαλάρωση αυτής της πίεσης μπορεί να καταστήσει ευκολότερη τη βουτιά στη δουλειά σας και να αποφύγετε την αναβλητικότητα που βλάπτει ακόμα περισσότερο την αξία σας.
Όλοι μας αντιμετωπίσαμε την αναβολή σημαντικών καθηκόντων και αν είναι ένα περιστασιακό πρόβλημα ή ένα συνεχιζόμενο ζήτημα, ελπίζουμε ότι αυτές οι 10 συμβουλές για την αποφυγή της αναβολής κατά την εργασία θα σας βοηθήσουν να επιστρέψετε στην πορεία.
Ποιες τεχνικές σας βοήθησαν να σταματήσετε την αναβολή; Συμμετοχή στη συζήτηση παρακάτω και ενημερώστε μας!
